Does the reform of the CoBAT favour the establishment of retail businesses in Brussels?

Manuela von Kuegelgen, Partner in Real Estate, Public & Administrative law, deciphers the impact on the retail sector of the Brussels Code for town planning in the Trends Retail Guide published on 7 November.

The article is available here.

 

Europe pushes companies one step further towards sustainable investments

The European Commission has underlined the importance for companies to publish sufficient, reliable and comparable sustainability-related information to effectively direct capital towards sustainable investments. Although disclosure of climate-related information by reporting companies has improved, the Commission finds that there are still significant gaps and that further improvement in the quantity, quality and comparability of disclosures is required.

The Commission’s guidelines on the disclosure of climate-related information

In March 2018, the Commission published the Action Plan on Financing Sustainable Growth. One of the three major aims was to reorient capital towards sustainable investment. As part of this objective, the Commission has published on 20 June 2019 new guidelines on the disclosure of climate-related information by companies. The Guidelines were adopted to meet the objectives set out in the 2015 Paris Agreement on Climate Change, the United Nations’ Sustainable Development Goals and the Special Report of the Intergovernmental Panel on Climate Change and are line with the Recommendations of the Task Force on Climate-related Financial Disclosures (TCFD) of 2017.

The Guidelines supplement the following instruments:

  1. Directive 2014/95/EU regarding disclosure of non-financial and diversity information by certain large undertakings and groups (the “Non-Financial Reporting Directive”);
  2. the applicable national regulation transposing the Non-Financial Reporting Directive;
  3. the previous Guidelines on Non-Financial Reporting, published by the Commission in June 2017 which contain 6 key principles for good non-financial reporting, namely that disclosed information should be: (1) material; (2) fair, balanced and understandable; (3) comprehensive but concise; (4) strategic and forward-looking; (5) stakeholder-oriented; and (6) consistent and coherent; and
  4. the recommendations of the TCFD and, if necessary, the supplementary.

Companies in scope

The Non-Financial Reporting Directive is applicable to large undertakings which are public-interest entities with a balance sheet total of at least euro 20 million or a net turnover of euro 40 million and over 500 employees in average (and on a consolidated basis in case of a group). A definition of a public-interest entity is provided by Article 2(13) of the Statutory Audit Directive 2006/43/EC. Public-interest entities are listed companies whose securities are admitted to trading on a regulated market of the EU, credit institutions, insurance undertakings and entities which are designated as public-interest entities by a Member State, for instance entities that are of significant public relevance because of the nature of their business, their size or the number of their employees.

Materiality and type of risks

Climate-related information must be disclosed if it is necessary for an understanding of the external impacts of the company from an environmental and social perspective or if affecting the financial value of the company whereas TCFD has a financial materiality perspective only. The Commission has taken a broad interpretation of materiality compared to the 2017 Guidelines which incorporate the definition of the EU Accounting Directive 2013/34 (“information where its omission or misstatement could reasonably be expected to influence decisions that users make on the basis of the financial statements”).

The result of such a broad definition is that most of the reporting companies will have to disclose climate-related information. Companies that conclude that climate is not a material issue are advised by the Guidelines to make a statement to that effect explaining how that conclusion has been reached.

Under the Non-Financial Reporting Directive, risks should be understood both as negative impacts on the climate (emission of greenhouse gases, use of fossil fuels, GHG emissions, etc.) and negative impacts on the company. A company might be impacted by transition risks (risks of litigation, reputational risks…) and by physical risks (weather-related events such as storms, fires, etc. or chronic physical risks such as temperature changes, rising sea level, etc.).

Content of the information

The recommended disclosure relates to the reporting areas listed in the Non-Financial Reporting Directive: business model, policies and due diligence processes, policy outcomes, principal risks and their management, and key performance indicators.

Disclosure on business model

  1. the impact of climate-related risks and opportunities on the company’s business model, strategy and financial planning;
  2. the ways in which the company’s business model can impact the climate, both positively and negatively; and
  3. the resilience of the company’s business model and strategy, taking into consideration different climate-related scenarios over different time horizons.

The aim of this disclosure is to make sure that stakeholders understand the company’s view of how climate change impacts its business model and strategy, and how its activities can affect the climate over the short, medium and long term.

Disclosure on policies and due diligence processes

  1. any company policies related to climate, including any climate change mitigation or adaption policy;
  2. any climate-related targets the company has set as part of its policies especially any GHG emissions targets, and how company targets relate to national and international targets and to the Paris Agreement in particular;
  3. the board’s oversight of climate-related risks and opportunities; and
  4. the management’s role in assessing and managing climate-related risks and opportunities and explain the rationale for the approach.

Information on the involvement of the board and management in relation to climate change informs stakeholders on the level of the company’s awareness of climate-related issues. A company’s policies and any associated targets that demonstrate its commitment to climate change mitigation and adaption may also be interesting for stakeholders. It will help stakeholders understanding the company’s ability to manage its business to minimise climate-related risk, limit negative impacts on climate and maximise positive impacts throughout the value chain.

Disclosure on policy outcomes

  1. the outcomes of the company’s policy on climate change, including the performance of the company against the indicators used and targets set to manage climate-related risks and opportunities; and
  2. the development of GHG emissions against the targets set and the related risks over time.


Disclosure on principal risks and their management

  1. the company’s processes for identifying and assessing climate-related risks over the short, medium and long term and disclose how the company defines short, medium, and long term;
  2. the principal climate-related risks the company has identified over the short, medium, and long term throughout the value chain, and any assumptions that have been made when identifying these risks;
  3. the processes for managing climate-related risks, and how the company is managing the particular climate-related risk that it has identified;
  4. how processes for identifying, assessing, and managing climate-related risks are integrated into the company’s overall risk management.


Disclosure on key performance indicators

Key performance indicators are measures that analyse the performance of a company and its activities. In particular, the company should disclose indicators and targets used by the company to assess climate-related risks and opportunities in line with their strategy and risk management processes. The indicators should either be integrated with other disclosures or in an additional table that presents all indicators.

Banks and insurance companies

The Action Plan on Financing Sustainable Growth insists on the systemic importance of banks and insurance companies in the transition to a low-carbon and climate-resilient economy. The Non-Financial Reporting Directive imposes the same requirements on all companies under its scope, regardless of the sector in which they operate. Hence, it does not impose additional requirements on banks and insurance companies compared to other companies. Banks and insurance companies should look at the aforementioned disclosures from the particular perspective of their business activities, including lending, investing, insurance underwriting, and asset management activities. Therefore, banks and insurance companies should disclosure certain sector-specific information. For example, it could be useful to include information about an investment, lending and insurance underwriting portfolio that contributes to climate change mitigation and adaptation, and any relevant target in this respect. The sector-specific disclosures do not apply to other financial sector companies, such as asset management companies or pension funds since those companies do not fall within the scope of the Non-Financial Reporting Directive.

Non-binding

The Guidelines are non-binding, which means that the companies falling in their scope may choose alternative approaches to the reporting of climate-related information provided they meet legal requirements. The content of climate-related disclosures may also vary between companies according to certain factors, such as the sector of activity and the geographical location.

Concluding remarks

The new Guidelines on the Disclosure of Climate-Related Information aim to increase transparency and provide for standardisation in relation to a company’s impact on the environment. Most of the reporting entities should consider that climate is material to them according to the Guidelines and adapt their reporting format to include climate-related information.

The standardisation of the format and content of climate-related disclosure is needed to enable comparisons between the reporting companies, from both a financial point of view and a social and environmental point of view.  The new Guidelines set out precisely which climate-related information should be disclosed. However, the fact that Guidelines on the Disclosure of Climate-Related Information are non-binding may impede the level of standardisation that the Commission aims to reach.

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Vanessa Marquette
vma@simontbraun.eu – +32 (0)2 533 17 41

With the assistance of Jolien De Troyer

Élections sociales 2020 : 10 rappels-clés

Les prochaines élections sociales auront lieu entre le 11 et le 24 mai 2020 (jour Y). Toutefois, la procédure électorale – qui dure plus de 150 jours – commencera dès le mois de décembre 2019.

Vous trouverez ci-après quelques rappels pour vous aider dès les étapes préalables à l’organisation des élections proprement dites qui, rappelons-le, peuvent désormais être organisées de façon électronique.

1. Dans quelles entreprises organiser des élections sociales?

Un conseil d’entreprise (CE) doit en principe être instauré dans les entreprises occupant en moyenne 100 travailleurs tandis qu’un comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) doit être instauré dans les entreprises occupant en moyenne 50 travailleurs.

Nouveauté ! La période de référence pour calculer le taux moyen d’occupation s’écoule désormais du 1er octobre 2018 au 30 septembre 2019 pour les travailleurs liés par un contrat de travail ou contrat d’apprentissage, et le 2ème trimestre de l’année 2019 pour les travailleurs intérimaires (sauf s’ils remplacent un travailleur fixe).

L’occupation moyenne des travailleurs est calculée, sauf pour les intérimaires, en prenant le nombre total de jours calendriers enregistrés en Dimona pour chacun de ceux-ci entre le 1er octobre 2018 et le 30 septembre 2019, à diviser par 365.

2. L’entreprise = l’UTE

– Les élections sociales doivent être organisées au niveau de l’unité technique d’exploitation (UTE) définie à partir de critères économiques et sociaux. Cette notion d’UTE ne coïncide pas nécessairement avec celle d’entité juridique. Une entité juridique peut ainsi être composée de plusieurs UTE et inversement.

Concrètement, c’est l’existence d’une certaine autonomie en matière économique et sociale qui déterminera le niveau auquel le CE et le CPPT devront être mis en place. En cas de doute, les critères sociaux prévalent sur les critères économiques.

– La loi ne précise pas ce qu’il y a lieu d’entendre par « critères économiques et sociaux ». On se réfère ainsi à la jurisprudence rendue en la matière.

Les critères économiques sont notamment : l’identité d’activités, une comptabilité commune, des services juridique et administratif communs, une politique économique et budgétaire commune, une direction composée de façon identique, un actionnariat commun, etc.

Les critères sociaux se rapportent quant à eux aux éléments suivants : emploi de langues communes, direction et politique du personnel commune, règlement de travail identique, organisation d’activités communes, système d’évaluation et de promotion similaire, politique salariale identique, intranet commun, etc.

– En fonction des cohésions existantes sur le plan économique et social au sein d’une même entreprise, plusieurs entités juridiques peuvent former ensemble une seule UTE. La législation détermine à cet égard les conditions en vertu desquelles plusieurs entités juridiques sont présumées, jusqu’à preuve du contraire, former une seule UTE. Ces présomptions sont les suivantes :

  • soit les entités juridiques font partie du même groupe économique ou sont administrées par une même personne ou par des personnes ayant un lien économique entre elles, soit ces entités juridiques ont une même activité ou bien leurs activités sont liées entre elles;
  • soit il existe certains éléments indiquant une cohésion sociale entre ces entités juridiques, comme notamment une communauté humaine rassemblée dans les mêmes bâtiments ou des bâtiments proches, une gestion commune du personnel, un règlement de travail ou des conventions collectives de travail communes ou comportant des dispositions similaires.

– Inversement, il est possible qu’une entité juridique doive être scindée en plusieurs UTE. Ce faisant, il se peut que les UTE qui en découlent (ou à tout le moins certaines d’entre-elles) n’atteignent isolément pas le nombre d’effectifs requis en vue de l’organisation d’élections sociales.

La loi impose toutefois aussi l’organisation d’élections sociales dans les entreprises qui – en tant qu’entités juridiques (en non plus en tant qu’UTE) – occupent en moyenne 50 ou 100 travailleurs. Dans ces cas, il conviendra de suivre une procédure dite de « regroupement » des UTE d’une même entité juridique jusqu’à ce que celles-ci atteignent les seuils de 50/100 travailleurs.

3. Catégories de personnel représentées

Au terme des élections sociales, des travailleurs représenteront leurs collègues au CE et au CPPT. Cette représentation sera répartie entre les différentes catégories de travailleurs présents dans l’entreprise : employés, ouvriers, jeunes travailleurs (s’il y a au moins 25 travailleurs de moins de 25 ans au jour des élections) et cadres (si au moins 15 cadres sont occupés au jour X).

Les « cadres » sont définis comme étant les employés qui exercent dans l’entreprise une fonction supérieure, réservée généralement aux titulaires d’un diplôme d’un niveau déterminé ou à celui qui possède une expérience professionnelle équivalente. Les personnes qui appartiennent au personnel de direction ne peuvent par ailleurs être considérées comme des cadres.

Les cadres sont en réalité des personnes qui exercent une fonction « supérieure », du fait de l’autorité qu’ils exercent ou simplement en raison du contenu de leur tâche. La fonction de cadre implique une certaine autonomie décisionnelle dans l’exécution du travail, certaines compétences de direction et/ou des responsabilités importantes. Cette notion sera appréciée in concreto et dépendra de la nature de l’entreprise ainsi que de sa structure.

4. Début de la procédure – Première communication et décision

La procédure électorale débute à X-60 (soit entre le 13 et le 26 décembre 2020 en fonction de la date d’élections choisie), c’est-à-dire au plus tard le 60ème jour précédant l’affichage de la date des élections au sein de l’entreprise (jour X).

A cette date, l’employeur doit communiquer aux travailleurs ainsi que, le cas échéant, aux CE et CPPT, toute une série d’informations, dont la liste des fonctions de direction et les critères économiques et sociaux qu’il entend prendre en considération en vue de la détermination de l’(ou des) UTE.

Débute alors une période de 25 jours dite de « consultation » avec le CE et/ou le CPPT ou, à défaut, avec la délégation syndicale. Au cours de cette période, seront notamment évoqués les critères retenus par l’employeur ainsi que son intention d’éventuellement diviser une entité juridique en plusieurs UTE ou inversement de (ne pas) regrouper plusieurs entités juridiques en une seule UTE.

A l’issue des 25 jours (soit à X-35), l’employeur communique sa décision écrite dans laquelle il indique le nombre d’UTE qu’il a décidé de retenir ainsi que leur description. Un recours peut être introduit contre cette décision par les travailleurs et/ou leurs organisations syndicales.

5. Personnel de direction = ?

Comme expliqué ci-avant, à X-60, l’employeur doit communiquer la liste des fonctions de direction présentes au sein de l’entreprise. Cette première annonce devra être confirmée au jour X-35 (soit entre le 7 et le 20 janvier 2020 en fonction de la date d’élections choisie). L’employeur désignera parmi ce personnel de direction ceux qui siégeront au CE et/ou au CPPT à ses côtés. Ceux-ci ne pourront donc poser leur candidature en tant que représentant des travailleurs et n’auront pas le droit de voter.

La loi organisant les élections sociales définit le personnel de direction comme « les personnes chargées de la gestion journalière de l’entreprise qui ont pouvoir de représenter et d’engager l’employeur, ainsi que les membres du personnel directement subordonnés à ces personnes, lorsqu’ils remplissent également des missions de gestion journalière ».

Il s’agit, dans la pratique, des deux niveaux les plus élevés dans la hiérarchie de la structure du personnel qui sont chargés de la direction journalière de l’entreprise.

Pour pouvoir évaluer ces deux niveaux, il y a lieu d’examiner les circonstances de fait et la pratique journalière de l’entreprise. En d’autres termes, analyser qui se charge de la direction journalière, effective, indépendante et continue de l’entreprise, le titre de la fonction n’étant en soi pas déterminant.

Pour cet exercice, l’organigramme de l’entreprise peut constituer un outil d’aide important.

Depuis les élections sociales de 2016, les personnes de confiance ne peuvent plus représenter l’employeur au sein du CE et du CPPT ni se présenter comme candidat. Elles bénéficient ainsi du même statut que les conseillers en prévention.

6. Combien de mandats ?

Le nombre de mandats à attribuer dépend du nombre de travailleurs occupés au jour X. En fonction de ce nombre, le nombre de mandats effectifs à attribuer sera de :

Nombre de mandats effectifs Nombre de travailleurs au jour X
4 Moins de 101
6 101 à 500
8 501 à 1000
10 1001 à 2000
12 2001 à 3000
14 3001 à 4000
16 4001 à 5000
18 5001 à 6000
20 6001 à 8000
22 Plus de 8000

Il y aura par ailleurs un nombre équivalent de mandats suppléants. Il est enfin possible d’ajouter des mandats supplémentaires pour les cadres.

Le nombre de mandats une fois défini, il convient de répartir ceux-ci entre les différentes catégories de personnel. La priorité est donnée aux jeunes travailleurs, ensuite la répartition se fait proportionnellement par catégorie de travailleurs dans l’entreprise, étant entendu que chaque catégorie doit disposer d’au moins un mandat.

7. Quels candidats ?

Pour être candidat, il faut remplir un certain nombre de conditions le jour du vote (Y):

  • être lié par un contrat de travail ou d’apprentissage;
  • être occupé dans l’UTE où ont lieu les élections;
  • avoir au moins 18 ans (16 ans si l’on est candidat jeune travailleur) et ne pas avoir atteint l’âge de 65 ans (25 ans si l’on est candidat jeune travailleur);
  • ne pas être membre du personnel de direction ni être conseiller en prévention;
  • appartenir à la catégorie de personnel pour laquelle on se porte candidat (jeune travailleur, ouvrier, employé, cadre);
  • avoir une ancienneté minimale soit de 6 mois ininterrompus, soit de 9 mois discontinus en 2019 dans l’entité juridique ou dans l’UTE que forment plusieurs entités juridiques.

8. Qui a le droit de vote ?

Auparavant, seuls les travailleurs disposant d’au moins trois mois d’ancienneté bénéficiaient du droit de vote. Nouveauté ! A présent, l’intérimaire se voit également accorder le droit de vote chez l’utilisateur.

Pour cela, l’intérimaire doit remplir deux conditions cumulatives :

  1. il doit avoir travaillé en tout au moins trois mois consécutifs ou, en cas de périodes d’occupation interrompues, compter en tout au moins 65 jours ouvrables de travail, pendant la période allant du 1er août 2019 à la date d’affichage de l’annonce de la date du scrutin (à savoir le « jour X » – donc en février 2020) ;
  2. au cours de la période qui débute le jour X pour se terminer le 13e jour avant la date des élections (à savoir le jour Y-13), il doit avoir été occupé durant au moins 26 jours ouvrables.

On prend à cet égard en compte l’occupation dans l’entité juridique de l’utilisateur ou dans l’UTE de l’utilisateur qui est constituée de plusieurs entités juridiques.

9. Protection contre le licenciement

Les candidats et les représentants du personnel élus au CE et au CPPT sont protégés contre le licenciement. Ils ne peuvent être licenciés que pour un motif grave préalablement reconnu par les juridictions du travail ou pour des raisons d’ordre économique ou technique préalablement reconnues par la commission paritaire.

Cette protection débute à la date X-30 (soit pour les élections 2020, entre le 12 et le 25 janvier 2020), date à laquelle l’employeur n’a pas encore connaissance des listes des candidats, celles-ci devant lui être transmises pour le jour X+35. On parle ainsi de « protection occulte ». Elle prend fin à la date d’installation des candidats élus lors des élections sociales suivantes.

Compte tenu des sanctions financières attachées au non-respect de cette protection (jusqu’à 8 ans de salaire), chaque employeur devra, dès le début 2020, être extrêmement prudent aux licenciements dont il décide. En effet, tout travailleur licencié peut se porter candidat aux élections et bénéficier de ce fait, de façon rétroactive, d’une protection contre le licenciement.

10. Recours judiciaires

Des recours spécifiques peuvent être formés à plusieurs moments au cours de la procédure d’élections sociales (au jour X-28, au jour X+21, au jour X+52, au jour X + 61 et au jour Y+15). Des délais très courts doivent être respectés à cet égard et en principe aucun appel n’est possible. Nous pouvons vous fournir une assistance particulière à cet égard si nécessaire.

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Pierre Van Achter

Pour plus d’informations ou une assistance spécifique, n’hésitez pas à contacter l’auteur: +32 (0)2 533 17 36 ou pierre.vanachter@simontbraun.eu

When should a pharmaceutical company apply for a trademark for its medicinal products?

The pharmaceutical market presents unique challenges to pharmaceutical companies seeking to launch new medicinal products. Before they can introduce a new medicinal product on the market, they must go through a lengthy process of executing clinical trials as a prerequisite for obtaining a market authorisation. A crucial question in this context is whether they could already register their trademark during the clinical trials phase, without risking revocation of their trademarks (i.e. due to non-use when the marketing approval process outlasts the five-year grace period).

In its decision dated 3 July 2019, the CJEU stated that when choosing to register a trademark for their medicinal product early on, pharmaceutical companies will either have to make sure that they are certain to obtain a marketing authorisation within the five-year timeframe or to make sure that they invest sufficient financial resources to reasonably expect obtaining a marketing authorisation within the five-year timeframe.

The case brought before the CJEU

On 3 July 2019, the Court of Justice of the European Union (CJEU) rendered an important decision for pharmaceutical companies. The case revolved around a trademark dispute, in relation to medicinal products, that raised two far-reaching issues concerning the scope and definition of the requirement of genuine use within the provisions of Article 58 of Regulation (EU) 2017/1001 of the European Parliament and of the Council of 14 June 2017 on the European Union trademark (“EUTMR”). You can read the judgement here (in Dutch, currently not available in English).
The decision was given in the context of an appeal brought by Viridis Pharmaceutical Ltd. (“Viridis”) against the judgment of the General Court in Case T-276/16, Viridis v European Union Intellectual Property Office (“EUIPO”). The primary proceedings concerned the revocation by the EUIPO of the EU trademark “Boswelan”, registered by Viridis for class 5 of the Nice classification (pharmaceutical and sanitary preparations), following the application filed by Hecht-Pharma GmbH to have the trademark revoked due to lack of genuine use for a period of more than five years by Viridis.

In short, the main points of discussion were whether the use of the trademark during clinical trials may constitute genuine use and, if not, whether conducting clinical trials, as a prerequisite for receiving a market authorisation, may constitute a proper reason for non-use.

Genuine use

According to settled case law, genuine use is made of a trademark within the meaning of Article 51(1)(a) of Regulation No 207/2009 (now article 58.1(a) EUTMR), when it is used, in accordance with its essential function of ensuring the identity of the origin of the goods or services in respect of which it is registered, to find or preserve an outlet for those goods or services, to the exclusion of any symbolic use intended solely to enforce the rights conferred by the trademark (judgements of 11 March 2003, Case C-40/01 Ansul, EU:C:2003:145, paragraph 43, and 8 June 2017, W.F. Gözze Frottierweberei and Gözze, Case C-689/15, EU:C:2017:434, paragraph 37 and the case law cited there).

Thus, the normal use of the trademark presupposes that it is used on the market for the goods or services protected by the trademark and not only within the undertaking concerned. The use of the trademark must relate to goods or services which have already been placed on the market or which can be placed on the market at any time, and the company is preparing to do so with a view to winning customers, in particular in the context of advertising campaigns (see, to that effect, Case C-40/01 Ansul v Commission [2003] ECR I-145, paragraph 37).

On the other hand, the affixing of a trademark to goods which are not supplied to the customer with a view to their penetration into the market for the goods covered by the trademark registration cannot be regarded as genuine use of that mark, since such affixing does not help to find a market for those goods or to distinguish them, in the interests of consumers, from goods originating from other undertakings (see, to that effect, Case C-495/07 Silberquelle v Commission [2009] ECR I-10, paragraph 21).

After recalling the settled case law and general principles on genuine use, the CJEU went on to address the first plea.

The CJEU affirmed the observations of the General Court:

  • That Viridis had adopted preparatory acts which consisted in the conduct of a clinical trial carried out in view to apply for marketing authorisation and which included certain acts in the form of advertising for that trial;
  • However, the use of the trademark during the clinical trials could not be equated with marketing or even with a direct preparatory act, but had to be regarded as an internal use, since that use had taken place outside competition, within a limited circle of participants, and without its purpose being to obtain or maintain market shares. Also, the use (400.000 capsules) had not been shown to be significant in the pharmaceutical sector;
  • In addition, Viridis did not demonstrate that the marketing of the medicinal product designated by the trademark was imminent since it had not produced any evidence to show that the clinical trial was almost complete; and
  • In any event, only the acquisition of a marketing authorisation by the competent authorities could have allowed a public and outward-looking use of the trademark, since the legislation on medicinal products prohibits the advertising of medicinal products which have not yet been the subject of marketing authorisation and, consequently, any communication intended to gain or maintain a market share. It was therefore impossible to use the trademark designating a medicinal product on the relevant market as required by the settled case law.

The CJEU dismissed the following two arguments of Viridis as irrelevant:

  • The fact that the acts of use relied on were in conformity with the applicable legal provisions; and
  • The argument that the five-year period to make genuine use is inadequate for the pharmaceutical sector and does not take into account the specific circumstances of the pharmaceutical market.

The CJEU thus followed the reasoning of the General Court and declared the first plea in law partly unfounded and partly irrelevant.

Proper reasons for non-use

Again, the CJEU started with recalling the settled case law and general principles on proper reasons for non-use. According to the case law of the Court, only obstacles which are sufficiently directly related to a trademark and render its use impossible or unreasonable and which are beyond the control of the proprietor of that mark can be regarded as ‘valid reasons’ for non-use of that mark. It must be determined on a case-by-case basis whether a change in the business strategy in order to overcome the obstacle in question would render the use of that mark unreasonable (judgments of 14 June 2007 in Case C-246/05 Häupl, EU:C:2007:340, paragraph 54, and of 17 March 2016 in Case C-252/15 P Naazneen Investments v OHIM, not published, EU:C:2016:178, paragraph 96).

Regarding the second plea, the CJEU affirmed that conducting a clinical trial may constitute a proper reason for non-use, but observed that the acts and events in the present case, were within the sphere of influence and under the responsibility of Viridis and, therefore, could not be regarded as obstacles which arose outside its control.

The CJEU argued that Viridis had already, on the basis of its own choice and not on the basis of any legal obligation, applied for registration of the trademark even though there was considerable uncertainty as to both the date and the possibility of marketing the goods designated by that mark, since those goods were in the clinical trials phase. It noted that Viridis’ application for a clinical trial had been submitted more than three years after the registration of the trademark. Also, the difficulties alleged during the clinical trial in question were, in view of the specific characteristics of the sector concerned, due to insufficient investments by Viridis.

With the above reasoning, the CJEU declared the second plea unfounded and dismissed the appeal in its entirety.

Key takeaways

It can be tricky to register a trademark in relation to a medicinal product for which no market authorisation has yet been obtained. Pharmaceutical companies will have to determine whether or not the benefit of registering the trademark early on outweighs the risk of losing the trademark due to non-use.

The judgement, read together with the opinion of AG SZPUNAR, makes it clear that the chances for a pharmaceutical company to make genuine use of their registered trademark during the clinical trial phase are, although not fully excluded, very low. The use during clinical trials, no matter how quantitatively large, is aimed at testing the medicinal product (scientific objective) and is not aimed at maintaining or creating a share in the market for the goods or services protected by the mark (economic objective). The restrictions flowing from the legal framework relating to medicinal products (prohibition of sales and advertisement of non-authorised medicinal products) make it (nearly) impossible to make genuine use of the registered trademark during the clinical trial phase.

When choosing to register a trademark for their medicinal product early on, pharmaceutical companies will thus either have to make sure that they are certain to obtain a marketing authorisation within the five-year timeframe or to make sure that they invest sufficient financial resources in order to reasonably expect to obtain a marketing authorisation within the five-year timeframe.

The CJEU confirmed that a clinical trial and the restrictions of use flowing from the legal framework relating to medicinal products that go with it may constitute a proper reason for non-use.

However, pharmaceutical companies’ own behaviour in coping with the legal barriers to use its trademark is also taken into consideration when examining the proper reasons for non-use. Waiting three years after registering the trademark to start the clinical trials with insufficient funds will clearly not suffice for the CJEU. Conversely, the reasoning of the Court does seem to suggest that a pharmaceutical company that registers a trademark and starts the clinical trials early on with sufficient funds and reasonable expectations of finishing the clinical trials and obtaining a market authorisation to make use of the trademark before the expiry of the five-year period, may successfully invoke clinical trials and the unexpected delay during the clinical trials as a proper reason for non-use.

In sum, the decision teaches us that timing, careful assessment and awareness are essential when it comes to applying for and maintaining a trademark for medicinal products in the pharmaceutical context.

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Eric De Gryse and Christopher Dumont

You may always contact us should you have any questions.
eric.degryse@simontbraun.eu – +32 2 533 17 52
christopher.dumont@simontbraun.eu – +32 2 533 17 58

UBO Register – Updated guidelines published on 19 July 2019

On 19 July 2019, the Federal Public Service of Finance published a new version of its FAQ on the register of Ultimate Beneficial Owners (UBO Register). The previous update was made on 2 April 2019. In addition to answering some technical issues, the newly updated FAQ mainly provides clarification for listed companies, associations and foundations, formalities of requests for derogations and declarations of spouses. The deadline of 30 September 2019 is maintained.

1. Deadline

The deadline for registration of the ultimate beneficial owners (UBO’s) is maintained. The information on the UBO’s must be transmitted to the UBO Register by 30 September 2019 at the latest.

Thereafter, all modifications must be recorded within a one-month period.

2. Exemption for listed companies

Companies do not have an obligation to register their beneficial owners if they are listed on a regulated market subject to disclosure requirements consistent with EU law or subject to equivalent international standards which ensure adequate transparency of ownership information.

The updated FAQ thus now provides for an exemption for listed companies, in line with article 3 § 6 of the EU 4th Anti-money laundering directive and with its implementation by other EU countries.

3. Non-profit associations and foundations

A. Natural persons in whose interest the entity was founded or operates

Associations and foundations also have to transmit information on the (categories) of natural persons in whose main interest the entity was founded or operates.

The FAQ clarifies that general target groups can be registered. A reference to the articles of association may be sufficient.

B. Any other natural person that otherwise exercises the ultimate control over the entity

Where applicable – as a residual category –, associations and foundations also have to submit information on any other natural person that otherwise exercises the ultimate control over the entity.

This only concerns persons who do not fall within one of the other categories of beneficial owners such as natural persons having the authority to represent the entity, but whose capacity has not been published, or members acting in concert.

4. Formalities for derogation requests

The updated FAQ clarifies some aspects of the formalities for requesting a derogation to the access by the general public to the information concerning a UBO.

The request may be filed either by the UBO (or a duly appointed proxyholder) or by the legal representative of the relevant entity when it makes the registration.

A request for a derogation for exposure to disproportionate risk, risk of fraud, kidnapping, blackmail, extortion, harassment, violence or intimidation must be accompanied by supporting documents, such as:

  • A reasoned derogation of another country with a similar register
  • A conclusion of a risk analysis report of an independent third party
  • A complaint filed with the police, a conviction or judgement, protective police measures
  • Any other document evidencing one of the abovementioned risks.

In case of a negative decision, legal action may be initiated before the Council of State.

For minors, the derogation automatically granted will last until they reach majority.

5. Declaration of spouses

The updated FAQ sets out guidelines for UBO declarations of spouses.

For interests falling within the marital community, the UBO will, in principle, be the spouse mentioned in the share register of the company or which exercises the voting rights. If both spouses do it jointly, they must be jointly registered with an equal number of shares or voting rights.

In other cases, one should analyse which spouse exercises in practice control over the entity.

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The updated FAQ document is available on the website of the Federal Public Service of Finance.

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For any question, please contact the authors: Sandrine Hirsch and Tine Bauwens.

Variable remuneration: two recent decisions of the Supreme Court to keep in mind

1. Variable remuneration and computation of the indemnity in lieu of notice

To calculate an indemnity in lieu of notice, not only the remuneration to which the employee is entitled when the employment contract is terminated is taken into account but also the benefits that were granted according to the employment agreement. The Law of 3 July 1978 on employment contracts, explicitly provides that where remuneration or benefits are entirely or partly variable, one should take into account to calculate the variable part, the average over the previous 12 months, or the part of those 12 months during which the employee was in service.

In its judgement of 6 May 2019, the Court of Cassation explained that this rule does not have as a consequence that any variable remuneration or benefit paid during the 12 months prior to the dismissal forms part of the remuneration and benefits at the time of dismissal.

According to the Court, when a bonus had been paid in the year prior to dismissal and the individual employment agreement stated that granting the bonus in a certain year did not entitle the employee to a bonus in any consecutive year, the judge may consider, according to specific circumstances (in the case at hand,  the fact that no one in the same category of staff received a bonus due to the company’s negative economic results), that the employee was not entitled to a bonus at the time of the dismissal, even if the employer had not yet informed the employee that he would not be granted a bonus for that year.

Therefore, the Court concluded that even if the variable remuneration was paid over the previous 12 months, it should not be taken into account for the computation of the indemnity in lieu of notice, given the absence of a right to a variable remuneration at the time of dismissal.

2. Variable remuneration paid by a third party are subject to social security contributions

Based on the general definition of the employment contract, remuneration is the counterpart for the work performed.

The Law of 12 April 1965 on the protection of the workers’ remuneration applies a much broader “remuneration” definition, being all salary in cash or benefits in kind to which the employee is entitled by virtue of his employment chargeable to the employer.

According to the Supreme Court in its decision of 20 May 2019, these two definitions are not exclusive.

The remuneration granted to employees as the counterpart for the work performed in the framework of their employment contract qualifies as remuneration subject to social security contributions.

Hence, according to the Court, premiums paid to employees by a third-party (in the case at hand, a distributor), who is not their employer, are subject to social security contributions, if it is received as a result of the work performed in the execution of their contract. It is therefore not necessary for the Court to examine whether the employees cannot assert a right to these premiums to their employer or, in other words, if these premiums are chargeable to the employer or not.

This decision confirms the last position of the National Security Office in its last administrative instructions (version 2019/2).

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Pierre Van Achter

pierre.vanachter@simontbraun.eu
+32 (0)2 533 17 41

 

La fin du courrier sous film plastique ?

Le 28 février 2019, un arrêté du Gouvernement wallon favorisant la prévention de certains déchets et la propreté publique a été adopté. Il interdit les envois postaux sous film plastique, tout en prenant en compte la nécessité de laisser un temps d’adaptation aux acteurs.

Il considère ainsi que « la mise sous film plastique des publications gratuites n’est pas indispensable à leur distribution, et que les alternatives avérées sont disponibles sur le marché, notamment pour le regroupement des publications, leur protection éventuelle et leur adressage ». Fini donc le film plastique autour des envois postaux, les entreprises devront mettre en œuvre d’autres moyens (écologiques) pour protéger ou regrouper leurs envois postaux.

Champ d’application

L’arrêté vise principalement les « imprimés publicitaires », terme qui englobe les catalogues, documents promotionnels, bons de commandes, offres, et tout autre document envoyé par les entreprises de vente en ligne.

La presse d’information gratuite est également soumise à l’interdiction, mais uniquement si la publication remplit plusieurs conditions cumulatives portant notamment sur la périodicité et le type de contenu (information à portée locale, petites annonces, manifestations culturelles, enquêtes publiques, etc.).

La nouvelle réglementation revêt néanmoins un bémol, et non des moindres : elle ne concerne que la distribution d’imprimés publicitaires sur le territoire de la région wallonne. Les autres régions (flamande et bruxelloise) ne sont pas concernées.

Interdiction immédiate ou progressive ?

Pour les imprimés publicitaires sous film plastique qui ne faisaient l’objet d’aucune distribution sous film plastique avant le 28 avril 2019, leur distribution sous film plastique est directement et immédiatement interdite en Région wallonne.

Pour les imprimés publicitaires qui faisaient déjà l’objet d’envoi sous film plastique avant le 28 avril 2019, il a été prévu une réduction progressive de leur usage jusqu’à leur suppression complète au 31 décembre 2022.

Les objectifs de réduction sont les suivants :

  • pour le 31 décembre 2019 : réduction de minimum 20 % de la quantité de films plastiques utilisés en 2017 ;
  • pour le 31 décembre 2020 : la réduction de minimum 30 % de cette quantité ;
  • pour le 31 décembre 2021 : la réduction de minimum 50 % de cette quantité ;
  • pour le 31 décembre 2022 : la suppression totale des films plastiques.

Lorsque les données ne sont pas disponibles pour 2017, l’année de référence pourra être 2018 (moyennant due motivation et démonstration auprès de l’administration).

La quantité de films plastiques s’entend du tonnage de films plastiques destinés à la région wallonne ou, lorsque les données ne sont pas disponibles, et moyennant due motivation et démonstration de l’équivalence, le nombre de films utilisés.

Les obligations de rapport annuel

 Pour le 1er mars de chaque année, les distributeurs d’imprimés publicitaires devront faire rapport à l’administration (à savoir le Département sols et déchets (DSD) du SPW Agriculture, ressources naturelles et environnement) reprenant :

  • Le nombre de publications emballées dans du film plastique et distribuées en Wallonie l’année précédente ;
  • Les producteurs respectifs de ces publications ;
  • L’année de référence ;
  • Le tonnage correspondant de films plastiques.

Le format et les modalités des rapports et communications sont pour le moment libres, mais l’administration pourra les préciser ultérieurement. Possibilité qu’elle examine en ce moment-même.

Les distributeurs peuvent confier l’exécution collective de tout ou partie de leurs obligations de rapport à un tiers, à condition d’en communiquer les coordonnées à l’administration.

Les sanctions

Le non-respect de l’obligation de réduction progressive est une infraction de catégorie 2, conformément à l’article 51 du décret du 27 juin 1996 relatif aux déchets.

Il peut être puni d’une amende d’au moins 100 euros et de maximum 1.000.000 euros. Théoriquement, le responsable pourrait également être puni d’un emprisonnement de huit jours à trois ans.

Les peines maximales pourront être doublées en cas de récidive dans les 3 ans.

L’infraction pourra également être poursuivie par voie d’amende administrative d’un montant de 50 à 100.000 euros.

En 2021, de nouvelles sanctions entreront en vigueur. Les sanctions pénales resteront identiques, mais les sanctions administratives seront quant à elles augmentées à un montant allant de 150 à 200.000 euros. Des mesures d’exécution à prendre par le prochain Gouvernement pourront le cas échéant prévoir l’application exclusive de sanctions administratives ou l’application de mécanismes transactionnels pour certaines infractions.

Conclusion

L’arrêté du 28 avril 2019 a le mérite de prendre une mesure forte et très concrète pour la protection de l’environnement et la réduction des déchets plastiques.

Il est néanmoins regrettable que les Régions n’ont pas pu se mettre d’accord sur des mesures qui seraient uniformes sur l’ensemble du territoire.

D’ici-là, reste à espérer que l’exemple wallon sera suivi par les autres Régions ou que les entreprises adopteront de leur plein gré ces mesures à l’ensemble de leurs envois postaux.

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Laurent de Brouwer et Charlotte Behets Wydemans

Les services juridiques sont-ils soumis aux marchés publics?

Sur question préjudicielle de la Cour constitutionnelle belge (arrêt n° 43/2018), la Cour de Justice a été amenée à se prononcer sur la légalité de l’exclusion de la nécessité de soumettre les services juridiques d’avocats et d’arbitrage à des procédures de passation de marchés publics. Cette exclusion est prévue par la loi relative aux marchés publics du 17 juin 2016 (article 28, §1er, 3° et 4°) transposant la directive 2014/24 du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 sur la passation des marchés publics.

La Cour a tout d’abord estimé qu’en conformité avec le principe de subsidiarité, la réglementation européenne a légalement laissé aux législateurs nationaux le choix de déterminer si ces services juridiques devaient ou non être soumis aux règles et procédures de passation des marchés publics.

Les services d’arbitrage et de conciliation

Plus précisément, la Cour a jugé qu’en ce qui concerne les services d’arbitrage et de conciliation, les organismes ou personnes fournissant des services d’arbitrage et de conciliation sont sélectionnés d’une manière qui ne peut être soumise à des règles de passation de marchés publics, dans la mesure où ils doivent toujours être acceptés par toutes les parties et sont désignés d’un commun accord par celles-ci. Un organisme public qui lancerait une procédure de passation de marchés publics pour un service d’arbitrage ou de conciliation ne saurait, dès lors, imposer à l’autre partie l’adjudicataire de ce marché en tant qu’arbitre ou conciliateur commun.

Les services d’avocats

Ensuite, concernant les services fournis par des avocats, la Cour estime que le législateur de l’Union a pris en compte le fait que de tels services juridiques sont habituellement fournis par des personnes qui sont désignés ou sélectionnés d’une manière qui ne peut, ici non plus, être soumise à des règles de passation des marchés publics. Sont cependant uniquement exclus (i) la représentation légale de son client dans le cadre d’une procédure devant une instance internationale d’arbitrage ou de conciliation, devant les juridictions ou les autorités publiques d’un État membre ou d’un pays tiers ainsi que devant les juridictions ou institutions internationales, et (ii) le conseil juridique fourni dans le cadre de la préparation ou de l’éventualité d’une telle procédure.

La Cour a précisé à cet égard que « de telles prestations de services fournies par un avocat ne se conçoivent que dans le cadre d’une relation intuitu personae entre l’avocat et son client, marquée par la confidentialité la plus stricte. Or, d’une part, une telle relation intuitu personae entre l’avocat et son client, caractérisée par le libre choix de son défenseur et le rapport de confiance qui unit le client à son avocat, rend difficile la description objective de la qualité attendue des services à fournir. D’autre part, la confidentialité de la relation entre l’avocat et son client, dont l’objet consiste, (…) tant à sauvegarder le plein exercice des droits de la défense des justiciables qu’à protéger l’exigence selon laquelle tout justiciable doit avoir la possibilité de s’adresser en toute liberté à son avocat (…) pourrait être menacée par l’obligation, pour le pouvoir adjudicateur, de préciser les conditions d’attribution d’un tel marché ainsi que la publicité qui doit être donnée à de telles conditions ».

La Cour en conclut que l’exclusion belge des services juridiques d’avocats et d’arbitrage des procédures de passation de marchés publics ne méconnait pas le principe d’égalité de traitement.

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Laura Grauer

 

Le nouveau droit de la preuve civile en 10 points clés

La loi du 13 avril 2019 portant création d’un Code civil et y insérant un livre 8 « La preuve » a été publiée au Moniteur belge le 14 mai 2019. Elle contient un certain nombre de clarifications et de modifications du régime antérieur du droit de la preuve, dont les suivantes sont à retenir.

1. L’acte juridique portant sur une somme ou une valeur égale ou supérieure à 3.500 euros doit être prouvé par un écrit signé

 Il était auparavant prévu que la preuve de toutes « choses » excédant 375 euros devait faire l’objet d’un écrit signé. Le législateur a modifié l’ancien système à deux égards. Premièrement, il est maintenant prévu que cette règle concerne les « actes juridiques », à l’exception des actes juridiques unilatéraux dont la preuve est en principe libre (voy. n° 4). Deuxièmement, le seuil à partir duquel une preuve écrite signée doit être rapportée a été substantiellement élevé.

2. L’acte juridique consistant en un contrat à prestations successives doit être prouvé par un écrit signé lorsque la valeur totale des rémunérations des prestations pour une durée maximale d’un an atteint le seuil de 3.500 euros

 La nouvelle loi clarifie la façon dont le seuil de 3.500 euros doit être appliqué dans des contrats à prestations successives, tels par exemple les contrats à durée indéterminée dans lesquels une rémunération mensuelle est organisée. Il est prévu à cet égard que la valeur à prendre en considération est la valeur totale des rémunérations des prestations pour une durée maximale d’un an.

3. L’acte juridique dont l’évaluation de l’objet est indéterminable peut être prouvé par tous modes de preuve

 Le nouveau livre 8 du Code civil règle désormais la question de l’exigence d’un écrit signé lorsque la valeur de l’acte juridique est indéterminable. Dans ce cas, la preuve de cet acte peut être rapportée par tous modes de preuve.

4. L’acte juridique unilatéral peut être prouvé par tous modes de preuve, sauf s’il concerne un engagement de payer une somme d’argent ou de livrer une quantité de choses fongibles

Le nouveau régime de la preuve apporte une dérogation importante à l’exigence d’un écrit pour tout acte juridique égal ou supérieur à 3.500 euros. En effet, une telle preuve n’est pas requise pour les actes juridiques unilatéraux, tel par exemple un engagement unilatéral d’effectuer une prestation matérielle. Néanmoins, l’engagement unilatéral de payer une somme d’argent ou une quantité de choses librement interchangeables doit être prouvé par un écrit (i) signé par celui qui s’engage et (ii) contenant la mention, écrite en toutes lettres et de la main de celui qui s’engage, de la somme ou de la quantité de choses.

5. Celui qui invoque un fait positif peut le prouver par vraisemblance lorsqu’il n’est pas possible ou pas raisonnable d’exiger de celui-ci une preuve certaine

Les nouvelles dispositions légales prévoient que la preuve doit en principe être apportée, non pas avec une certitude absolue, mais avec un degré raisonnable de certitude. Néanmoins, lorsqu’il n’est pas possible ou pas raisonnable d’exiger un tel degré de certitude en raison de la nature du fait positif à prouver, la partie qui invoque ce fait pourra le prouver par vraisemblance.

6. Celui qui invoque un fait négatif doit le prouver mais peut se contenter d’établir la vraisemblance de ce fait

Par le passé, la Cour de cassation a affirmé à plusieurs reprises que, contrairement à une idée assez répandue, la preuve d’un fait négatif n’est pas impossible et n’emporte pas un renversement de la charge de la preuve. La Cour a en revanche admis que la preuve d’un tel fait négatif puisse être rapportée avec une certaine souplesse. Les nouvelles dispositions en matière de preuve confirment cet enseignement et permettent d’établir un fait négatif par vraisemblance.

7. La charge de la preuve d’un fait ou d’un acte incombe à celui qui l’invoque, sauf décision contraire et spécialement motivée du juge en cas de circonstances exceptionnelles

En règle, il appartient à celui qui fait valoir une prétention en justice de prouver les actes juridiques ou les faits qui la fondent. Une dérogation importante à ce principe cardinal est désormais légalement prévue. En effet, le juge peut renverser la charge de la preuve à condition (i) que des circonstances exceptionnelles le justifient, (ii) que l’application des règles normalement applicables à la charge de la preuve soit manifestement déraisonnable, (iii) qu’un jugement spécialement motivé sur la question soit rendu, (iv) que toutes les mesures d’instruction utiles aient au préalable été ordonnées, (v) que le juge ait veillé à ce que les parties collaborent à l’administration de la preuve et (vi) que des preuves suffisantes n’aient malgré tout pas pu être obtenues.

8. La preuve entre et contre les entreprises est libre

 Le régime de la preuve libre s’appliquait antérieurement entre et contre les commerçants. Or, la réforme récente du droit des entreprises a supprimé la notion de « commerçant » pour la remplacer par celle d’ « entreprise », laquelle inclut notamment les ASBL et les professions libérales. Le nouveau livre 8 du Code civil étend la liberté de la preuve à toutes les entreprises, et donc en ce compris à celles que n’étaient antérieurement pas considérées comme des commerçantes.

 9. La facture acceptée fait preuve de l’acte juridique allégué

Antérieurement, la force probante de la facture acceptée et la portée de la règle posaient un certain nombre de questions. Les nouvelles dispositions en la matière clarifient la situation et distinguent deux hypothèses.

9.1 Contre une entreprise

Sauf preuve contraire, la facture acceptée par une entreprise ou l’absence de contestation dans un délai raisonnable vaut preuve de l’acte juridique allégué contre l’entreprise (qu’il s’agisse d’une vente commerciale ou d’une autre opération commerciale). La facture acceptée et l’absence de contestation ont donc force probante contre l’entreprise.

9.2 Contre une personne qui n’est pas une entreprise

La facture acceptée par une personne qui n’est pas une entreprise constitue une présomption de fait de l’acte juridique allégué contre elle. La valeur probante d’une telle facture acceptée est donc en principe laissée à l’appréciation du juge. Pour le surplus, l’absence de contestation d’une facture par une personne qui n’est pas une entreprise ne vaut pas acceptation, sauf si l’absence de contestation constitue un silence circonstancié.

10. La loi du 13 avril 2019 entrera en vigueur le 1er novembre 2020

Sous réserve de deux articles (relatifs aux support et copies des actes authentiques), le nouveau régime de la preuve sera d’application à compter du 1er novembre 2020. Reste à déterminer comment les dispositions nouvelles s’appliqueront aux effets futurs des situations nées sous l’empire de la loi ancienne mais qui se produiront ou se prolongeront après le 1er novembre 2020.

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Béatrice Thieffry et Charles-Edouard Lambert

The transposition into B2B relations of the prohibition of unfair contractual provisions

Rafaël Jafferali shares thoughts on the new Belgian law transposing into B2B relations the principle of prohibition of unfair contractual provisions. A law adopted with discretion but which risks to disrupt well-established legal concepts and to raise substantial practical issues. Rafaël’s article was published in the law review RDC-TBH (February 2019) and is available here.