Les services juridiques sont-ils soumis aux marchés publics?

Sur question préjudicielle de la Cour constitutionnelle belge (arrêt n° 43/2018), la Cour de Justice a été amenée à se prononcer sur la légalité de l’exclusion de la nécessité de soumettre les services juridiques d’avocats et d’arbitrage à des procédures de passation de marchés publics. Cette exclusion est prévue par la loi relative aux marchés publics du 17 juin 2016 (article 28, §1er, 3° et 4°) transposant la directive 2014/24 du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 sur la passation des marchés publics.

La Cour a tout d’abord estimé qu’en conformité avec le principe de subsidiarité, la réglementation européenne a légalement laissé aux législateurs nationaux le choix de déterminer si ces services juridiques devaient ou non être soumis aux règles et procédures de passation des marchés publics.

Les services d’arbitrage et de conciliation

Plus précisément, la Cour a jugé qu’en ce qui concerne les services d’arbitrage et de conciliation, les organismes ou personnes fournissant des services d’arbitrage et de conciliation sont sélectionnés d’une manière qui ne peut être soumise à des règles de passation de marchés publics, dans la mesure où ils doivent toujours être acceptés par toutes les parties et sont désignés d’un commun accord par celles-ci. Un organisme public qui lancerait une procédure de passation de marchés publics pour un service d’arbitrage ou de conciliation ne saurait, dès lors, imposer à l’autre partie l’adjudicataire de ce marché en tant qu’arbitre ou conciliateur commun.

Les services d’avocats

Ensuite, concernant les services fournis par des avocats, la Cour estime que le législateur de l’Union a pris en compte le fait que de tels services juridiques sont habituellement fournis par des personnes qui sont désignés ou sélectionnés d’une manière qui ne peut, ici non plus, être soumise à des règles de passation des marchés publics. Sont cependant uniquement exclus (i) la représentation légale de son client dans le cadre d’une procédure devant une instance internationale d’arbitrage ou de conciliation, devant les juridictions ou les autorités publiques d’un État membre ou d’un pays tiers ainsi que devant les juridictions ou institutions internationales, et (ii) le conseil juridique fourni dans le cadre de la préparation ou de l’éventualité d’une telle procédure.

La Cour a précisé à cet égard que « de telles prestations de services fournies par un avocat ne se conçoivent que dans le cadre d’une relation intuitu personae entre l’avocat et son client, marquée par la confidentialité la plus stricte. Or, d’une part, une telle relation intuitu personae entre l’avocat et son client, caractérisée par le libre choix de son défenseur et le rapport de confiance qui unit le client à son avocat, rend difficile la description objective de la qualité attendue des services à fournir. D’autre part, la confidentialité de la relation entre l’avocat et son client, dont l’objet consiste, (…) tant à sauvegarder le plein exercice des droits de la défense des justiciables qu’à protéger l’exigence selon laquelle tout justiciable doit avoir la possibilité de s’adresser en toute liberté à son avocat (…) pourrait être menacée par l’obligation, pour le pouvoir adjudicateur, de préciser les conditions d’attribution d’un tel marché ainsi que la publicité qui doit être donnée à de telles conditions ».

La Cour en conclut que l’exclusion belge des services juridiques d’avocats et d’arbitrage des procédures de passation de marchés publics ne méconnait pas le principe d’égalité de traitement.

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Laura Grauer

 

UBO Register – Important updates in the FAQ document

An important update of the UBO Register FAQ document has been published by the Federal Public Service Finance on 2 April 2019. It provides a number of clarifications on the scope of the regulations, notably with respect to the notion of senior managing official, the situation in case of a usufruct / bare ownership, co-ownership, shareholders’ agreements… It also confirms that UBOs will have the right to know who consults their data. The updated FAQ document is available here: http://bit.ly/QandA-ubo

For any question, please contact Sandrine Hirsch or Nikita Tissot.

The final text of the new Companies Code has been published

Today has been published the Law of 23 March 2019 introducing the Code of companies and associations and amending certain other regulations (notably the Law on takeover bids). The final text is now available here.

For any assistance, please contact Sandrine Hirsch or Nikita Tissot.

Publication de l’A.R. sur la gestion et l’assainissement des sols

Enfin! Le très attendu arrêté du Gouvernement wallon du 6 décembre 2018 relatif à la gestion et à l’assainissement des sols a été publié au Moniteur Belge vendredi dernier. Il est entré en vigueur rétroactivement au 1er janvier 2019 et est disponible ici

Pour toute question ou assistance, n’hésitez pas à contacter Manuela von Kuegelgen et Laura Grauer.

PropTech Lab x Simont Braun Breakfast seminar at the MIPIM 2019

This Wednesday, Simont Braun hosted the PropTech Leaders Breakfast on “Innovations in the cities and the role of public authorities to foster innovations in real estate and urban development” at the MIPIMWorld. Full house and outstanding speakers.

Thank you to PropTech Lab (Belgium), and Tariq Bsharat, Masterplan developer for Ras Al Khaimah, UAE, Katarzyna Gruszecka – Spychała, Deputy Mayor of Gdynia, Poland, Cécile Jodogne, State Secretary of Brussels Capital Region, Ricardo Veludo, Director at The Affordable Rents Project, Lisbon, and Arjan Dingste, Director at UNStudio, The Netherlands.

Register of Beneficial Owners – Obligation to identify UBOs

1) INTRODUCTION

The Belgian anti-money laundering regulations (the Law of 18 September 2017 and the Royal Decree of 30 July 2018) require all companies, non-profit-making organisation and foundations, as well as trusts, fiduciaries and other similar legal entities managed from Belgium, which are the responsible “information providers”, to obtain and hold adequate, accurate and up to date information on their “beneficial owners” (UBO) and to transmit it to the UBO Register, managed by the General Administration of the Treasury.

2) DEFINITION OF UBO

UBO are individuals who directly or indirectly exercise effective control over information providers. There are different categories of UBO depending on the type of control exercised and on the type of information provider.

For companies, the following are considered as beneficial owners:

  1. Individual(s) who directly or indirectly has/have ownership of a sufficient percentage of voting rights or own sufficient shares in the company (an indication of a sufficient percentage is the possession, directly or via ownership interest held by one or more companies, of more than 25% of voting rights or of shareholding);
  2. Individual(s) who control via other means (such as via a shareholders’ agreement) ;
  3. In the case no individual(s) is/are found under the first two categories, the senior manager.

Others persons qualify as UBO for non-profit-making organisations, foundations, trusts, fiduciaries or other similar legal entities. If your entity corresponds to one of those, we will provide you with further details.

 3) INFORMATION TO PROVIDE

As mentioned in the Royal Decree, the following information regarding each beneficial owner must be communicated to the UBO Register by the company which is the information provider:

  1. last name, first name, date of birth (day/month/year), citizenship(s), country of residence, complete address of permanent residence, date on which they became the UBO of the company, national registry number or registration number with the Crossroads-Bank for Companies (or overseas equivalent),
  2. the relevant category of UBO to which he/she belongs,
  3. if he/she is a direct or indirect UBO (via one or more other entities),
  4. if the individual(s) meets the criteria alone or in coordination with others,
  5. for indirect beneficial owners, full identification of each of the intermediary entities is required,
  6. the percentage of shares or voting rights owned and,
  7. in case of indirect holding or control, the percentage of shares or weighted voting rights held in the company.

4) ACCESS TO THE REGISTER

The UBO Register is an online register accessible on the FPS Finance website.

UBO Register data are accessible not only to the competent authorities and obliged entities (notably the Ministry of Finance, the tax authorities, the Belgian Financial Intelligence Processing Unit (CTIF), the police, the National Bank of Belgium, the FSMA, company auditors, accountants, lawyers, notaries, bailiffs, etc.), but also, for companies, to all members of the “general public”, in line with the increased transparency principle enshrined in the 5th Anti-Money Laundering directive.

However, those persons will not have access to the first name, the exact date of birth, the complete address of residence, the national registry number or equivalent of the beneficial owners.

All consultations of the register made by those persons will be recorded and kept for a period of 10 years.

The data held in the register will also be kept for a period of 10 years after the date of loss of legal personality of the information provider or the date on which it ceased its activities.

5) REQUEST FOF DEROGATION

A request for derogation can be made via the UBO Register online platform. In this case, access for the general public to the information is suspended until the General Administration of the Treasury grants or declines to accept the derogation.

In principle, a derogation may only by granted under exceptional circumstances, expressed as follows under in the directive:

“in the event the beneficial owner concerned demonstrates that this access exposes him/her to disproportionate risk, to risk of fraud, kidnapping, blackmail, extortion, harassment, violence or intimidation, or in the event the beneficial owner is a minor or incapacitated”. 

A specific request may also be made directly via the General Administration of the Treasury.

Supporting documents which evidence the derogation request must be attached to the official request.

6) DEADLINE

The different entities must transmit the information to the UBO Register before 30 September 2019.

Administrative or criminal fines will apply in case of non-compliance by companies and more particularly by the directors of their obligations. The fines range between 250 EUR and 50,000 EUR.

Thereafter, all modifications must be recorded within a one month period.

Moreover, the information recorded in the Register must be confirmed annually by the information providers. The companies are required to establish a procedure which ensures it is possible to make information available and to keep up to date and correct information, clearly identifying their beneficial owners.

7) FORMALITIES

Companies are required to take the following measures:

  1. Set up internal procedures to facilitate the collection of the requested information and communication of any potential changes relating to it;
  2. Identify the beneficial owners and their corresponding category(ies), and where necessary compile the documents testifying to the veracity of the information communicated (e.g.: a copy of an identity card, a shareholder register, a notarial deed, articles of association of the intermediary company in case of indirect ownership).
  3. Appoint the legal representative or an external representative with an E-ID card who will be responsible for providing the information listed in the Royal Decree via MyMinFin on behalf of the information provider. In the scenario an external representative is chosen, it may be either an internal agent to the information provider or an external agent (e.g. an accountant, a legal advisor, a natural or legal person).

Practical information is available on the website of the Federal Public Service Finance, particularly under the FAQ document.

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Sandrine Hirsch and Nikita Tissot

For any question, do not hesitate to contact the authors:
sandrine.hirsch@simontbraun.eu – +32 2 533 17 64
nikita.tissot@simontbraun.eu  – +32 2 533 17 06

 

The Simont Braun Train has arrived at the MIPIM 2019!

Cette année encore, le cabinet d’avocats Simont Braun a organisé un voyage en train pour les Belges qui se rendent au MIPIM à Cannes.

Une initiative lancée en 2017 déjà. ‘A l’origine motivé par une conscience écologique grandissante avant la lettre, c’était aussi l’occasion de créer un événement… autour de l’événement,’ explique Thomas Braun, à l’initiative du projet. Et le succès ne s’est pas fait attendre : le « Train Simont Braun 2019 » est complet depuis le mois de décembre.

Les participants sont enthousiastes : la formule est pratique et conviviale, le déjeuner offert à bord, et les voyageurs ont l’occasion de rencontrer, en plus petit comité, un panel varié de professionnels de l’immobilier avant le bain de foule à Cannes, et d’en débriefer lors du trajet retour.

A l’heure où l’on marche pour le climat tous les jeudis, voilà une démarche qui s’inscrit dans l’air du temps. Quand on sait que le MIPIM attire près de 2000 belges chaque année et que moins de 8h suffisent pour s’y rendre en train, reste à espérer que le « Train Simont Braun » inspirera même les plus pressés.

Pour plus d’informations sur l’édition 2020, veuillez contacter Thomas Braun – thomas.braun@simontbraun.eu