Politique de confidentialité

Juin 2021

 

Objet de la présente Politique de confidentialité

La protection de la vie privée et la sécurité des données à caractère personnel sont de la plus grande importance pour Simont Braun. La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit comment et à quelles fins Simont Braun collecte et traite les données à caractère personnel dans le cadre de ses activités. Dans le cadre de la présente Politique, le terme « données à caractère personnel » désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (chacune étant une « personne concernée »). Le terme « personne concernée » désigne toute personne physique dont les données à caractère personnel sont traitées par Simont Braun, étant entendu que vous, en qualité de client (potentiel), candidat à un emploi, fournisseur, visiteur du site www.simontbraun.eu (le « Site Internet ») ou en qualité de tiers, pouvez être vous-même une personne concernée.

Lorsque nous traitons des données à caractère personnel, qu’elles soient reçues de la personne concernée directement ou collectées au moyen d’autres sources, ce traitement a lieu conformément à la présente Politique et dans le respect des lois et règlements applicables, y compris le Règlement général sur la protection des données (le « RGPD »).

Aux fins des lois et règlements applicables en matière de protection des données, Simont Braun SRL, dont le siège social est situé en Belgique, à 1050 Bruxelles, avenue Louise 250/10, et dont le numéro d’entreprise est 0466.896.335 (« Simont Braun », « nous », « notre », « nos »), est le responsable du traitement. Lorsqu’ils sont utilisés dans la présente Politique, les termes « vous » ou « votre » font référence aux personnes concernées.

La présente Politique n’est pas un contrat que nous concluons avec vous mais un engagement que nous prenons concernant le traitement des données à caractère personnel et l’exercice de vos droits en tant que personne concernée.

I.  Différents traitements pour les données de chaque catégorie de personnes concernées

 

En fonction de la catégorie de personnes concernées à laquelle vous appartenez, Simont Braun peut collecter les catégories suivantes de données vous concernant:

données d’identification : prénom, nom, date de naissance, société, coordonnées, adresse, profession, copie de la carte d’identité ou du passeport ;

données administratives : coordonnées de facturation, numéro de TVA, rémunération, coordonnées bancaires ;

catégories particulières de données à caractère personnel (« données particulières ») : données relatives aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l’appartenance syndicale, données génétiques, données relatives à la santé, données relatives à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle d’une personne physique, à titre exceptionnel et uniquement dans la mesure nécessaire à l’exercice ou à la défense de droits en justice ou pour vous fournir un conseil juridique ;

les données relatives aux condamnations pénales et aux infractions, si nécessaires à l’exercice ou à la défense de droits ou pour vous fournir un conseil juridique ;

données relatives aux cookies : pour plus d’informations concernant les cookies, nous nous référons à notre Politique de cookies, disponible ici ;

données de candidature : numéro de registre national, statut juridique, langues parlées, rémunération, matières juridiques préférées, résultats des tests passés chez Simont Braun, anciennes professions, relevés de notes universitaires ou scolaires, et toute autre donnée contenue dans votre curriculum vitae et votre lettre de motivation ;

autres données pertinentes : toutes les informations pertinentes pour fournir nos services juridiques et remplir nos obligations légales.

Dans le cadre de vos interactions avec Simont Braun, vous pouvez entrer dans une ou plusieurs des catégories de personnes concernées décrites ci-dessous.

1.  Vous êtes un client (potentiel) de Simont Braun ou travaillez pour un tel client

Si vous êtes un client (potentiel), nous pouvons collecter des données vous concernant, ainsi que vos employés ou d’autres représentants de votre entreprise.

En principe, nous collectons et traitons les informations que vous nous fournissez avant que vous ne décidiez de faire appel à nos services ou tout au long de notre relation avec vous.

Nous pouvons également collecter et traiter des informations sur les employés ou les représentants de votre entreprise que vous pouvez nous communiquer. Si tel est le cas, vous devez d’abord fournir à la (aux) personne(s) concernée(s) une copie de la présente Politique.

Le cas échéant, nous pouvons également collecter et traiter des informations que nous trouvons sur des sources publiques telles que des sites Internet d’informations ou d’actualités ou le Moniteur belge.

1) Simont Braun collecte et traite vos données à caractère personnel principalement à des fins de gestion des dossiers:

 

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Données d’identification, données administratives et autres données pertinentes Article 6, (1), b) du RGPD : le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci
Préparer un devis d’honoraires ; rédiger des documents (juridiques ou contractuels) ; vous fournir des conseils juridiques appropriés ; vous assister dans le cadre de procédures juridiques ou administratives ; et/ou toute autre tâche que vous pourriez nous demander d’accomplir. Données particulières Article 9, (2), f) du RGPD: le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle
Données relatives aux condamnations pénales et aux infractions  

Article 10 du RGPD: Le traitement des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes fondé sur l’article 6, paragraphe 1, ne peut être effectué que sous le contrôle de l’autorité publique, ou si le traitement est autorisé par le droit de l’Union ou par le droit d’un ‘État membre qui prévoit des garanties appropriées pour les droits et libertés des personnes concernées. Tout registre complet des condamnations pénales ne peut être tenu que sous le contrôle de l’autorité publique

A ces fins, les données seront conservées pendant la durée de votre relation avec nous et jusqu’à 5 ans après sa fin afin de respecter nos obligations prévues par le Code de déontologie des avocats.

Les données susmentionnées peuvent, le cas échéant, être transférées à des tiers extérieurs à Simont Braun tels que des parties adverses, vos cocontractants, des avocats, des juges, des greffiers, des arbitres, des médiateurs, des experts, des traducteurs, des huissiers, des notaires et d’autres personnes impliquées dans le dossier, des prestataires de services (informatique, comptabilité, paiements, secrétariat, archivage, assurances, etc.), des auditeurs, des autorités publiques et toute autre personne que nous pourrions contacter dans le cadre de la gestion de votre dossier.

Les personnes auxquelles nous pouvons transmettre vos données dépendent principalement du type de dossier dans lequel vous êtes impliqué.

Si vous êtes impliqué dans une procédure judiciaire ou réglementaire et/ou des négociations y relatives, tout ou partie de vos données peuvent être transmises à toutes les personnes qui participent, en toute qualité légitime, à la procédure judiciaire et réglementaire et/ou aux négociations dans lesquelles vous êtes impliqué. Cela inclut notamment les parties adverses et leurs avocats, juges, arbitres, médiateurs, experts, greffiers ou huissiers.

Si vous avez demandé un conseil juridique, tout ou partie de vos données peuvent être transmises à certaines personnes qui peuvent nous aider à vous fournir ce conseil juridique. Il s’agit notamment d’autres avocats, de spécialistes, d’experts, d’autorités administratives et de régulateurs.

Si vous êtes impliqué dans une opération/transaction financière/d’entreprise telle qu’une fusion-acquisition, une introduction en bourse, la vente/acquisition d’une succursale ou d’actifs, tout ou partie de vos données nécessaire à cette opération/transaction peut être transmise à toutes les parties concernées ou, le cas échéant, aux régulateurs en charge.

Bien entendu, nous pouvons également transférer tout ou partie de vos données à toute autorité compétente ou tribunal, si cela est demandé, dans le respect des lois et règlements applicables.

Enfin, nous pouvons également partager vos données à caractère personnel avec des prestataires de services tiers tels que les hébergeurs de serveurs tiers et les prestataires informatiques au service de Simont Braun.

Vos données sont intrinsèquement liées à notre activité et peuvent être transférées à un autre cabinet d’avocats au cas où nous vendrions, céderions, transférerions ou fournirions de toute autre manière tout ou partie de notre activité ou fusionnerions avec une autre société ou procéderions à toute autre forme de réorganisation.

En dehors des situations décrites dans ce paragraphe, dans le cadre de la gestion des dossiers, nous ne partageons aucune de vos données avec des tiers qui pourraient les utiliser pour leurs propres finalités.

2) Si nous avons une relation commerciale établie avec vous ou votre organisation, nous pouvons également traiter vos données à des fins commerciales :

 

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Vous fournir des actualités juridiques ou des informations sur des événements en rapport avec nos services et votre champ d’intérêt (potentiel) (par e-mail ou par tout autre moyen de communication) Données d’identification

 

 

 

 Article 6, (1), f) du RGPD : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Simont Braun ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant

Cette utilisation est fondée sur notre intérêt à assurer la visibilité de notre cabinet et à développer notre activité. Nous tenons compte de vos intérêts en vous envoyant uniquement un contenu susceptible de vous intéresser (compte tenu de votre activité et/ou de votre fonction), en vous permettant de vous désabonner/de vous opposer facilement et à tout moment à ces communications et en respectant toutes les autres lois et réglementations applicables à l’envoi de ces communications.

À ces fins, vos données à caractère personnel peuvent être conservées et traitées tant que vous ne vous désabonnez pas/ne vous opposez pas aux courriels ou autres communications que nous vous envoyons.

Vos données ne seront jamais transférées à des partenaires commerciaux à des fins de communication marketing ou à quiconque.

3) Simont Braun peut traiter vos données à caractère personnel pour mener des activités et des programmes visant à remplir nos obligations légales ou réglementaires et pour répondre à toute demande d’une autorité compétente :

 

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Respecter les obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent Données d’identification ou autres données pertinentes; Article 6, (1), c) du RGPD : le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Simont Braun est soumis
Données particulières Article 9, (2), g) du RGPD : le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important, sur la base du droit de l’Union ou du droit d’un ‘État membre qui doit être proportionné à l’objectif poursuivi, respecter l’essence du droit à la protection des données et prévoir des mesures appropriées et spécifiques pour la sauvegarde des droits fondamentaux et des intérêts de la personne concernée

À cette fin, les données peuvent être conservées jusqu’à 10 ans après la fin de votre relation contractuelle avec nous.

Les données susmentionnées peuvent être transférées aux autorités du Barreau et aux autorités publiques.

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Respecter les obligations déontologiques (confidentialité, indépendance, loyauté, secret professionnel) Données d’identification, données administratives ou autres données pertinentes; Article 6, (1), c) du RGPD : le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Simont Braun est soumis;
Données particulières et données relatives aux condamnations pénales et aux infractions Article 9, (2), g) du RGPD : le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important, sur la base du droit de l’Union ou du droit d’un ‘État membre qui doit être proportionné à l’objectif poursuivi, respecter l’essence du droit à la protection des données et prévoir des mesures appropriées et spécifiques pour la sauvegarde des droits fondamentaux et des intérêts de la personne concernée

À cette fin, les données peuvent être conservées jusqu’à 5 ans après la fin de votre relation contractuelle avec nous.

Les données susmentionnées ne seront communiquées qu’aux avocats travaillant au sein de Simont Braun.

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Informer le Barreau des montants figurant en fin d’année sur les comptes de tiers Autres données pertinentes (c’est-à-dire le montant apparaissant sur notre compte tiers)

 

 

Article 6, (1), c) du RGPD : le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Simont Braun est soumis;

A cette fin, les données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour respecter l’obligation.

Les données susmentionnées ne seront communiquées qu’aux Barreaux en Belgique.

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Respecter les obligations comptables Données d’identification, données administratives ou autres données pertinentes Article 6, (1), c) du RGPD : le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Simont Braun est soumis;
Article 6, (1), b) du RGPD : le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci

A cette fin, les données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour la bonne gestion de Simont Braun.

Les données susmentionnées ne seront communiquées qu’aux réviseurs d’entreprise, aux comptables, aux sous-traitants et aux administrations publiques (telles que le Ministère des finances ou les administrations fiscales).

4) Simont Braun peut traiter vos données à caractère personnel pour sa propre gestion interne :

 

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Gestion des connaissances (avis, modèles d’actes et de contrats, recherche, etc.) Données d’identification, données administratives ou autres données pertinentes

 

Article 6, (1), f) du RGPD : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Simont Braun ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant

 

À cette fin, les données seront conservées aussi longtemps que le document reste juridiquement pertinent.

Les données susmentionnées ne seront communiquées qu’aux autorités chargées des marchés publics et aux prospecteurs, qui peuvent être situés en dehors de l’EEE si la demande provient de l’extérieur de l’EEE.

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Gestion des classements Données d’identification

 

Article 6, (1), f) du RGPD : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Simont Braun ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant

A cette fin, les données seront conservées aussi longtemps que nécessaire dans le cadre du classement obtenu.

Les données susmentionnées ne seront communiquées qu’aux opérateurs de classement.

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Tenir une liste de contacts pour des contacts individuels futurs Données d’identification

 

Article 6, (1), f) du RGPD : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Simont Braun ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant

A cette fin, les données peuvent être conservées et traitées pendant 5 ans après la fin de notre relation contractuelle ou, le cas échéant, tant que le litige est en cours.

Les données susmentionnées ne seront pas communiquées à des personnes extérieures à Simont Braun.

2.   Vous avez postulé pour un emploi chez Simont Braun

 

Si vous êtes candidat à un emploi ou à une collaboration chez Simont Braun, nous collectons et traitons les informations relatives au recrutement que vous nous avez fournies dans votre CV, votre lettre de motivation ou lors de votre entretien. Le cas échéant, nous pouvons également collecter et traiter des informations que nous trouvons sur des sources publiques telles qu’Internet.

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Évaluer votre adéquation à un poste vacant pour lequel vous avez postulé Données d’identification et données de candidature Article 6, (1), b) du RGPD : le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci
Stocker vos données au cas où vous ne seriez pas sélectionné, si nous pensons pouvoir vous contacter à l’avenir, à condition que vous y consentiez Article 6, (1), a) du RGPD: le candidat a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques

Simont Braun conservera vos données à caractère personnel pendant 2 ans après le dernier contact que nous avons eu avec vous, à moins que vous ne consentiez à ce que nous les conservions plus longtemps pour vous contacter à l’avenir (par exemple, en cas de et en ce qui concerne de nouvelles opportunités). Vous pouvez retirer votre consentement ou vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à tout moment. Dans ce cas, nous ne serons pas en mesure de vous contacter concernant de nouvelles opportunités au sein de notre cabinet.

Vos données ne seront communiquées qu’au sein de Simont Braun, aux avocats et employés en charge du recrutement pour lequel vous avez postulé.

3. Vous visitez notre site Internet

Si vous visitez notre site Internet, nous pouvons recueillir automatiquement certaines informations sur votre utilisation de notre site Internet, en utilisant certaines technologies décrites dans notre Politique de cookies, disponible ici.

Lorsque vous visitez notre site Internet, vous pouvez décider de nous contacter par courrier électronique, par télécopie ou par téléphone. Dans un tel cas, nous pourrions recueillir et traiter toute information que vous nous fournissez.

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Répondre à votre demande Données d’identification et autres données pertinentes Article 6, (1), b) du RGPD : le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ;

Simont Braun conservera vos données à caractère personnel pendant maximum un an après que vous nous avez contactés ou pendant une période plus longue, tel qu’indiqué ailleurs dans la présente Politique, si nous entrons ensuite dans une relation contractuelle avec vous.

Nous ne transmettrons vos données à personne, à l’exception de nos prestataires de services informatiques.

4. Vous êtes un fournisseur (potentiel) de Simont Braun ou travaillez pour un tel fournisseur

Si vous êtes un fournisseur (potentiel) de Simont Braun ou si vous travaillez pour l’un d’entre eux, nous sommes susceptibles de recueillir certaines informations vous concernant.

Nous traitons les informations que vous nous fournissez lors de la prospection ou que nous trouvons sur des sources publiques lors de la recherche de nouveaux fournisseurs.

Nous pouvons également collecter et traiter des informations sur les employés ou les représentants de votre entreprise que vous pouvez nous communiquer. Si tel est le cas, vous devez d’abord fournir à la (aux) personne(s) concernée(s) une copie de la présente Politique.

1) Simont Braun peut collecter et traiter vos données à caractère personnel dans le but de gérer la prospection de fournisseurs potentiels :

 

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Gérer la prospection de nouveaux fournisseurs potentiels Données d’identification, données administratives, données de candidature

 

Article 6, (1), f) du RGPD : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Simont Braun ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.

Simont Braun conservera vos données pendant 5 ans après le dernier contact.

Les données seront uniquement utilisées en interne au sein de Simont Braun. Nous ne transmettrons vos données à personne, sauf à nos prestataires de services informatiques ou en cas de réorganisation (fusion/scission/acquisition) du cabinet.

2) Simont Braun peut collecter et traiter vos données à caractère personnel dans le but de gérer ses fournisseurs existants:

 

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Gérer des fournisseurs (infrastructure informatique, logiciels, comptabilité, banques, assurances, auditeurs, secrétariat social, services de recrutement, etc.) Données d’identification et données administratives Article 6, (1), b) du RGPD : le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci 

Simont Braun conservera vos données pendant 5 ans après la fin de la relation contractuelle.

Les données seront uniquement utilisées en interne au sein de Simont Braun. Nous ne transmettrons vos données à personne, sauf à nos prestataires de services informatiques ou à d’autres fournisseurs si nécessaire (tels que banques, assurances, auditeurs, comptabilité) ou en cas de réorganisation (fusion/scission/acquisition) du cabinet.

3) Simont Braun peut utiliser vos données à caractère personnel pour remplir ses obligations légales ou réglementaires et répondre à toute demande émanant d’une autorité compétente :

 

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Respecter les obligations comptables Données d’identification, données administratives Article 6, (1), c) du RGPD : le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Simont Braun est soumis

 

Article 6, (1), b) du RGPD : le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci

A cette fin, les données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour la bonne gestion de Simont Braun.

Les données susmentionnées ne seront communiquées qu’aux réviseurs d’entreprises, aux comptables, aux sous-traitants et aux administrations publiques (telles que le Ministère des finances ou les administrations fiscales).

4) Simont Braun peut traiter vos données à caractère personnel pour sa propre gestion interne :

 

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Maintenir une liste de contacts pour des contacts individuels futurs Données d’identification, Article 6, (1), f) du RGPD : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Simont Braun ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant

A cette fin, les données seront conservées aussi longtemps que vous ne vous y opposerez pas.

Les données susmentionnées ne seront pas communiquées à des personnes extérieures à Simont Braun.

5. Vous avez fourni vos données à caractère personnel à Simont Braun

Si vous fournissez vos données à caractère personnel à Simont Braun sur une base volontaire, par exemple en donnant votre carte de visite ou en envoyant des e-mails pour faire la publicité de vos services à l’un des avocats ou employés travaillant au sein de Simont Braun, ou par tout autre moyen ou pour toute autre raison, Simont Braun peut collecter les données que vous fournissez ainsi.

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Tenir une liste de contacts, vous contacter, vous fournir des actualités juridiques ou des informations sur des événements en rapport avec nos services et votre champ d’intérêt (potentiel) (par courrier électronique ou par tout autre moyen de communication), pour promouvoir votre activité, ou à toute autre finalité pertinente Toute donnée fournie sur une base volontaire Article 6, (1), a) du RGPD : la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques

 

Article 6, (1), f) du RGPD : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Simont Braun ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant

À ces fins, vos données à caractère personnel peuvent être conservées pendant une période de 5 ans après le dernier contact.

Nous ne traiterons et n’utiliserons vos données à caractère personnel qu’aux fins pour lesquelles vous nous les avez fournies et ne les communiquerons que dans la mesure nécessaire à ces fins.

Vos données peuvent être transférées à des clients désireux d’utiliser vos services.

6. Simont Braun a reçu d’un tiers des données à caractère personnel vous concernant

Le cas échéant, et si cela est nécessaire à la bonne gestion d’un dossier, Simont Braun peut recevoir de tiers des données à caractère personnel concernant les adversaires de notre client, les cocontractants de notre client, les avocats, les conseils en brevets ou en marques, les magistrats, les greffiers, les arbitres, les médiateurs, les experts, les traducteurs, les huissiers, les notaires et les autres personnes impliquées dans le dossier du client.

1) Simont Braun peut traiter vos données à caractère personnel aux fins de la bonne gestion du dossier :

 

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Données d’identification ou autres données pertinentes ; Article 6, (1), f) du RGPD : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Simont Braun ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant
Rédiger des documents (juridiques ou contractuels) ; fournir aux clients des conseils juridiques appropriés ; assister les clients dans le cadre de procédures juridiques ou administratives ; et toute autre tâche que nos clients peuvent nous demander d’accomplir Données particulières ; Article 9, (2), f) du RGPD : le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle
Données relatives aux condamnations pénales et aux infractions Article 6, (1), f) du RGPD et Article 10 du RGDP : le traitement est effectué uniquement sous le contrôle de l’autorité publique ou le traitement est autorisé par le droit de l’Union ou des États membres prévoyant des garanties appropriées pour les droits et libertés des personnes concernées

A ces fins, les données peuvent être conservées pendant la durée du dossier et jusqu’à 5 ans après sa fin.

Les données susmentionnées peuvent, le cas échéant, être transférées à des tiers extérieurs à Simont Braun tels que les adversaires de notre client, les cocontractants de notre client, les avocats, les juges, les greffiers, les arbitres, les médiateurs, les experts, les traducteurs, les huissiers, les notaires et autres personnes impliquées dans le dossier du client, les prestataires de services (informatique, comptabilité, paiements, secrétariat, archivage, assurances, etc.), les auditeurs, les autorités publiques et toute autre personne que nous pourrions contacter dans le cadre de la gestion du dossier du client.

2) Simont Braun peut traiter les données à caractère personnel des adversaires de son client dans un dossier pour satisfaire à ses obligations légales ou réglementaires :

 

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Informer le Barreau des montants figurant en fin d’année sur les comptes de tiers Autres données pertinentes (c’est-à-dire le montant apparaissant sur notre compte tiers) Article 6, (1), c) du RGPD : le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Simont Braun est soumis

A cette fin, les données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour respecter l’obligation concernée.

Les données susmentionnées ne seront communiquées qu’aux Barreaux en Belgique.

3) Simont Braun peut traiter vos données à caractère personnel pour sa propre gestion interne :

 

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Gestion des connaissances (avis, modèles d’actes et de contrats, recherche, etc.) Données d’identification, données administratives, et autres données pertinentes Article 6, (1), f) du RGPD : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Simont Braun ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant

À cette fin, les données seront conservées aussi longtemps que le document reste juridiquement pertinent.

Les données susmentionnées ne seront communiquées qu’aux avocats de Simont Braun.

4) Si nous avons une relation commerciale établie avec vous ou votre organisation, nous pouvons également utiliser vos données à caractère personnel à des fins commerciales :

 

Finalité du traitement Catégories de données Base légale
Vous fournir des actualités juridiques ou des informations sur des événements en rapport avec nos services et votre champ d’intérêt (potentiel) (par e-mail ou par tout autre moyen de communication) Données d’identification Article 6, (1), f) du RGPD : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Simont Braun ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant

Cette utilisation est fondée sur notre intérêt à assurer la visibilité de notre cabinet et à développer notre activité. Nous tenons compte de vos intérêts en vous envoyant uniquement des contenus susceptibles de vous intéresser (compte tenu de votre activité et/ou de votre fonction), en vous permettant de vous désabonner/de vous opposer facilement et à tout moment à ces communications et en respectant toutes les autres lois et réglementations applicables à l’envoi de ces communications.

À ces fins, vos données à caractère personnel peuvent être conservées et traitées tant que vous ne vous désabonnez pas/ne vous opposez pas aux courriels ou autres communications que nous vous envoyons.

Vos données ne seront jamais transférées à des partenaires commerciaux à des fins de communication marketing ou à quiconque.

II. Informations relatives aux données susmentionnées

 

Les données susmentionnées peuvent également être utilisées par Simont Braun pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ou pour la gestion générale de Simont Braun, notamment sur la base de l’Article 9, (2), f) du RGPD (« le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant ») ou pour la conservation d’archives sur la base de l’Article 6, (1), f) du RGPD (« le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant »).

Lorsque vos données sont traitées sur la base de votre consentement explicite (Article 6, paragraphe 1, a) ou 9, paragraphe 2, a) du RGPD), vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n’affectera toutefois pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant le retrait.

Lorsque vos données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime (Article 6, (1), f) du RGPD), vous pouvez vous opposer à ce traitement dans les limites prévues par l’Article 21 du RGPD.

III. A qui transmettons-nous vos données ?

 

Au sein de Simont Braun, l’accès à vos données à caractère personnel est limité au personnel et aux avocats, sur la base du besoin d’en connaître ou tel que requis par la loi.

Aux fins énumérées ci-dessus, ou si la loi l’exige, Simont Braun peut transférer vos données à caractère personnel à des destinataires situés à l’intérieur et/ou à l’extérieur de l’Espace économique européen (par exemple, aux États-Unis, au Royaume-Uni, etc.), tels que :

– des avocats/conseils, selon le cas, et si nécessaire à la bonne gestion de votre dossier ;

– des prestataires de services externes (infrastructure informatique, logiciels, comptables, banques, compagnies d’assurance, auditeurs de sociétés, secrétariat social, services de recrutement, etc.

– les autorités publiques.

Simont Braun ne transférera jamais vos données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen, sauf si ces pays tiers ont fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, telle que visée à l’Article 45 du RGPD. Lorsque Simont Braun ne peut pas se prévaloir d’une telle décision d’adéquation, elle transférera vos données à caractère personnel (i) uniquement si des garanties adéquates ont été adoptées conformément à l’Article 46 du RGPD (par exemple, des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne) ; ou (ii) lorsque le transfert est nécessaire à l’exécution de votre contrat avec nous ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande.

Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est délégué à un tiers, Simont Braun s’assure que le tiers concerné prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données à caractère personnel et traite vos données dans le respect des lois et règlements relatifs à la protection des données et uniquement sur nos instructions.

Simont Braun peut également divulguer vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour se conformer aux lois et réglementations applicables ou pour protéger ses intérêts légitimes.

Vos données à caractère personnel peuvent également être transférées en dehors de Simont Braun dans le respect du RGPD et des règles de confidentialité en cas de réorganisation (fusion/scission/acquisition) du cabinet ou en cas de changement d’avocat ou à votre demande en tant que client de Simont Braun.

En dehors de ces situations, et des situations énumérées pour chaque type de traitement, nous ne partageons pas de données à caractère personnel avec des tiers. En particulier, nous ne transférons jamais de données à caractère personnel à des partenaires commerciaux à des fins de marketing.

IV. Pendant combien de temps traitons-nous vos données à caractère personnel ?

 

Simont Braun ne conservera pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, comme spécifié ci-dessus pour chaque type de traitement, à moins qu’une des autres finalités susmentionnées ne rende nécessaire un traitement plus long de certaines données spécifiques. Les différentes périodes de conservation pour chaque catégorie de données à caractère personnel sont détaillées au Chapitre I ci-dessus.

V. Comment assurons-nous la sécurité de vos données à caractère personnel ?

 

Simont Braun assure la sécurité de vos données à caractère personnel en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, telles que des pare-feu, des logiciels anti-virus, un réseau interne et une infrastructure informatique sécurisés, un accès interne restreint à certains fichiers, documents et salles, en organisant des formations internes et en faisant ses meilleurs efforts pour s’assurer que tout personnel, avocat ou tiers ayant accès à vos données à caractère personnel respecte les mesures et principes de sécurité imposés par Simont Braun ou par les lois et règlements applicables en matière de protection des données.

VI. Quelles sont vos droits en tant que personne concernées ?

 

Dans les limites prévues par les Articles 15 à 22 du RGPD et par d’autres lois et règlements applicables, les personnes concernées ont les droits suivants en ce qui concerne leurs données à caractère personnel qui sont traitées par nous :

  • le droit d’accéder à leurs données à caractère personnel : les personnes concernées peuvent nous demander à tout moment d’accéder aux données que nous stockons ;
  • le droit de faire rectifier leurs données à caractère personnel : les personnes concernées peuvent nous demander de rectifier des données inexactes ou de compléter des données incomplètes, en ce compris en fournissant une déclaration supplémentaire ;
  • le droit à l’effacement de leurs données à caractère personnel : les personnes concernées peuvent nous demander l’effacement des données à caractère personnel dont le traitement n’a plus de raison d’être ;
  • le droit de faire restreindre le traitement de leurs données à caractère personnel : les personnes concernées peuvent nous demander de « geler » leurs données à caractère personnel afin de limiter leur traitement à l’avenir ;
  • le droit de s’opposer : les personnes concernées peuvent nous demander d’arrêter ou d’empêcher le traitement de leurs données à caractère personnel pour des raisons liées à leur situation particulière ;
  • le droit d’opposition à la prise de décision individuelle automatisée : les personnes concernées ont le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques les concernant ou qui les affecte de manière significative de façon similaire ;
  • le droit à la portabilité des données : les personnes concernées ont le droit de transférer les données à caractère personnel que nous traitons de manière conviviale et sécurisée d’un environnement informatique à un autre.

Les personnes concernées peuvent exercer ces droits en nous contactant par courrier ordinaire à ou par e-mail en utilisant les coordonnées ci-dessous :

 

VII. Modifications de la présente Politique

 

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications à cette Politique de temps à autre. Ces modifications seront portées à votre attention par le biais du site Web et/ou par tout autre moyen approprié tenant compte de la nature de la modification, et prendront effet 10 jours après cette publication, sauf indication contraire.

La dernière version de la présente Politique sera publiée sur notre site Web.