Privacybeleid

Juni 2021

Doel van dit Privacybeleid

De bescherming van privacy en de veiligheid van persoonsgegevens zijn van het grootste belang voor Simont Braun. Dit Privacybeleid (“Beleid”) beschrijft hoe en voor welke doeleinden Simont Braun persoonsgegevens verzamelt en verwerkt in het kader van haar activiteiten. In dit beleid verwijst de term “persoonsgegevens” naar alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (elk een “betrokkene”). De term “betrokkene” verwijst naar elke natuurlijke persoon van wie Simont Braun persoonsgegevens verwerkt, met dien verstande dat u, als (potentiële) cliënt, sollicitant, leverancier, bezoeker van www.simontbraun.eu (“Website”) of als elke derde partij, zelf een betrokkene kan zijn.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken, of deze nu rechtstreeks van de betrokkene zijn ontvangen of via andere bronnen zijn verzameld, gebeurt deze verwerking in overeenstemming met dit Beleid en de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

Voor de toepassing van de relevante wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming is Simont Braun BV, met maatschappelijke zetel in België, Louizalaan 250/10, 1050 Brussel, en met ondernemingsnummer 0466.896.335 (“Simont Braun”, “wij”, “ons”, “onze”), de verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer de termen “u” of “uw” in dit Beleid worden gebruikt, verwijzen deze naar de betrokkenen.

Dit Beleid is geen contract dat wij met u sluiten, maar een verbintenis die wij aangaan met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de uitoefening van uw rechten als betrokkene.

I. Verschillende verwerking van gegevens van elke categorie betrokkenen

Afhankelijk van de categorie van betrokkenen waartoe u behoort, kan Simont Braun de volgende categorieën van gegevens over u verzamelen:

  • identificatiegegevens: voornaam, achternaam, geboortedatum, bedrijf, contactgegevens, adres, beroep, kopie van de identiteitskaart of het paspoort;
  • administratieve gegevens: facturatiegegevens, BTW-nummer, bezoldiging, bankgegevens;
  • bijzondere categorieën van persoonsgegevens (“bijzondere gegevens”): gegevens met betrekking tot politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, lidmaatschap van een vakvereniging, genetische gegevens, gegevens over gezondheid, gegevens over het seksuele leven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon, bij wijze van uitzondering en enkel voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening of de verdediging van juridische vorderingen of om u juridisch advies te verstrekken ;
  • gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten, indien deze noodzakelijk zijn voor de uitoefening of verdediging van juridische vorderingen of om u juridisch advies te verstrekken ;
  • cookiegegevens: voor meer informatie over cookies verwijzen wij naar ons Cookiebeleid, beschikbaar hier;
  • sollicitatiegegevens: nationaal rijksregisternummer, rechtspositie, gesproken talen, bezoldiging, voorkeur voor juridische onderwerpen, resultaten van bij Simont Braun afgelegde testen, vroegere beroepen, puntenlijsten van universiteit of school, en alle andere gegevens die in uw curriculum vitae en sollicitatiebrief zijn vermeld ;
  • andere relevante gegevens: alle informatie die relevant is voor het verlenen van onze juridische diensten en het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.

 

In het kader van uw interacties met Simont Braun kan u tot een of meer van de hieronder beschreven categorieën van betrokkenen behoren.

1. U bent een (potentiële) cliënt van Simont Braun of werkt voor één

Indien u een (potentiële) cliënt bent, kunnen wij gegevens verzamelen over u, werknemers of andere vertegenwoordigers van uw bedrijf.

In het algemeen verzamelen en verwerken wij informatie die u ons verstrekt voordat u besluit beroep te doen op onze diensten of in de loop van onze relatie met u.

Wij kunnen ook informatie verzamelen en verwerken over werknemers of vertegenwoordigers van uw bedrijf die u aan ons meedeelt. Indien dit het geval is, dient u de betrokken persoon of personen eerst een kopie van dit Beleid te bezorgen.

In voorkomend geval kunnen wij ook informatie verzamelen en verwerken die wij vinden op publiek beschikbare bronnen zoals informatie- of nieuwswebsites of het Belgisch Staatsblad.

1) Simont Braun verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens hoofdzakelijk voor doeleinden van dossierbeheer:

 

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Identificatiegegevens, administratieve gegevens en andere relevante gegevens Artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst
Het opstellen van een honorariumofferte; het opstellen van (juridische of contractuele) documenten; het verstrekken van passend juridisch advies; bijstand in de loop van juridische of administratieve procedures; en/of Bijzondere gegevens Artikel 9, lid 2, onder f), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de instelling, de uitoefening of de onderbouwing van een rechtsvordering of wanneer gerechten handelen in het kader van hun rechtsbevoegdheid
Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen Artikel 10 van de AVG: de verwerking geschiedt uitsluitend onder toezicht van de overheid of indien de verwerking is toegestaan bij Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen die passende waarborgen bieden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen

Voor deze doeleinden worden de gegevens bewaard gedurende de duur van uw relatie met ons en tot 5 jaar na het einde daarvan, om te voldoen aan onze verplichtingen uit hoofde van de Deontologische Code voor Advocaten.

Bovenvermelde gegevens kunnen, indien nodig, worden doorgegeven aan derden buiten Simont Braun, zoals wederpartijen, uw medecontractanten, advocaten, rechters, griffiers, arbiters, bemiddelaars, deskundigen, vertalers, gerechtsdeurwaarders, notarissen en andere personen die bij de zaak betrokken zijn, dienstverleners (IT, boekhouding, betalingen, secretariaat, archivering, verzekeringen, enz.), revisoren, overheidsinstanties en elke andere persoon met wie wij contact kunnen opnemen in het kader van het beheer van uw zaak.

De personen aan wie wij uw gegevens kunnen doorgeven, is meestal afhankelijk van het soort dossier waarbij u betrokken bent.

Indien u betrokken bent bij juridische of regelgevende procedures en/of daarmee verband houdende onderhandelingen, kunnen uw gegevens geheel of gedeeltelijk worden toegezonden aan alle personen die, in welke legitieme hoedanigheid dan ook, deelnemen aan de juridische en regelgevende procedures en/of onderhandelingen waarbij u betrokken bent. Dit omvat met name de wederpartijen en hun advocaten, rechters, arbiters, bemiddelaars, deskundigen, griffiers of gerechtsdeurwaarders.

Indien u om juridisch advies heeft verzocht, kunnen uw gegevens geheel of gedeeltelijk worden doorgegeven aan bepaalde personen die ons kunnen helpen bij het verstrekken van dit juridisch advies. Dit omvat met name andere advocaten, specialisten, deskundigen, administratieve autoriteiten en toezichthouders.

Indien u betrokken bent bij een financiële/bedrijfsmatige operatie of transactie zoals een fusie of overname, een beursgang, de verkoop/overname van een filiaal of van activa, kunnen al uw gegevens of een deel daarvan die voor deze operatie of transactie noodzakelijk zijn, aan alle betrokken partijen of, in voorkomend geval, aan de verantwoordelijke toezichthouders worden meegedeeld.

Uiteraard kunnen wij uw gegevens ook geheel of gedeeltelijk overdragen aan een bevoegde autoriteit of rechtbank, indien daarom wordt verzocht, mits inachtname van de toepasselijke wet- en regelgeving.

Tenslotte kunnen wij uw persoonsgegevens ook delen met derde dienstverleners zoals server hosting bedrijven en de IT dienstverleners van Simont Braun.

Uw gegevens zijn intrinsiek verbonden met onze activiteit en kunnen worden overgedragen aan een ander advocatenkantoor ingeval wij onze activiteiten geheel of gedeeltelijk zouden verkopen, toewijzen, overdragen of anderszins ter beschikking zouden stellen, of zouden fuseren met een ander bedrijf of enige andere vorm van reorganisatie zouden doorvoeren.

Afgezien van de in deze paragraaf beschreven situaties, delen wij uw gegevens in het kader van dossierbeheer niet met derden die deze voor hun eigen doeleinden kunnen gebruiken.

2) Indien wij een gevestigde zakelijke relatie met u of uw organisatie hebben, kunnen wij uw gegevens ook voor commerciële doeleinden verwerken:

 

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Het verschaffen van juridisch nieuws of informatie over evenementen in verband met onze diensten en uw (potentiële) interessegebied (per e-mail of via een ander communicatiemiddel) Identificatiegegevens Artikel 6, lid 1, onder f) van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Simont Braun of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van de persoonsgegevens nopen, met name wanneer de betrokkene een kind is

 

Dit gebruik is gebaseerd op ons belang om de zichtbaarheid van ons kantoor te verzekeren en onze activiteiten uit te breiden. Wij houden rekening met uw belangen door u enkel inhoud toe te sturen die voor u interessant kan zijn (gezien uw bedrijfsactiviteit en/of functie), door u de mogelijkheid te bieden om u op elk moment eenvoudig uit te schrijven voor/bezwaar te maken tegen dergelijke communicatie en door alle andere wetten en reglementen na te leven die van toepassing zijn op de verzending van dergelijke communicatie.

Voor deze doeleinden kunnen uw persoonsgegevens bewaard en verwerkt worden zolang u zich niet uitschrijft van/geen bezwaar maakt tegen de e-mails of andere mededelingen die wij u toesturen.

Uw gegevens zullen nooit worden doorgegeven aan commerciële partners voor doeleinden van marketingcommunicatie of aan iemand anders.

3) Simont Braun mag uw persoonsgegevens verwerken om activiteiten en programma’s uit te voeren die erop gericht zijn te voldoen aan onze wettelijke of reglementaire verplichtingen en om te reageren op elk verzoek van een bevoegde autoriteit:

 

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Voldoen aan antiwitwasverplichtingen Identificatiegegevens en andere relevante gegevens Artikel 6, lid 1, onder c), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Simont Braun is onderworpen
 

Bijzondere gegevens

Artikel 9, lid 2, onder g), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk om redenen van zwaarwegend algemeen belang, op grond van wetgeving van de Unie of van een lidstaat die evenredig is met het nagestreefde doel, de wezenlijke inhoud van het recht op gegevensbescherming eerbiedigt en voorziet in passende en specifieke maatregelen om de grondrechten en de fundamentele belangen van de betrokkene te vrijwaren

Daartoe kunnen de gegevens tot 10 jaar na het einde van uw contractuele relatie met ons worden bewaard.

Bovengenoemde gegevens kunnen worden doorgegeven aan autoriteiten van de Balie en aan overheidsinstanties.

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Naleving van deontologische verplichtingen (vertrouwelijkheid, onafhankelijkheid, loyaliteit, beroepsgeheim) Identificatiegegevens, administratieve gegevens en andere relevante gegevens Artikel 6, lid 1, onder c), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Simont Braun is onderworpen
Bijzondere gegevens en gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten Artikel 9, lid 2, onder g), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk om redenen van zwaarwegend algemeen belang, op grond van wetgeving van de Unie of van een lidstaat die evenredig is met het nagestreefde doel, de wezenlijke inhoud van het recht op gegevensbescherming eerbiedigt en voorziet in passende en specifieke maatregelen om de grondrechten en de fundamentele belangen van de betrokkene te vrijwaren

Daartoe kunnen de gegevens tot 5 jaar na het einde van uw contractuele relatie met ons worden bewaard.

Bovenvermelde gegevens zullen enkel worden meegedeeld aan advocaten binnen Simont Braun.

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Rapportage aan de Balie inzake de bedragen die aan het eind van het jaar op derderekeningen staan Andere relevante gegevens (d.w.z. het bedrag dat op onze derdenrekening staat) Artikel 6, lid 1, onder c), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Simont Braun is onderworpen

Daartoe zullen de gegevens niet langer worden bewaard dan nodig is om aan de verplichting te voldoen.

Bovenvermelde gegevens zullen enkel worden meegedeeld aan de Balies in België.

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Voldoen aan boekhoudkundige verplichtingen  

 

 

Identificatiegegevens, administratieve gegevens en andere relevante gegevens

 

 

 

 

Artikel 6, lid 1, onder c), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Simont Braun is onderworpen

 

Artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst

Daartoe worden de gegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk voor een goed beheer van Simont Braun.

Bovengenoemde gegevens zullen alleen worden meegedeeld aan bedrijfsrevisoren, boekhouders, onderaannemers en overheidsdiensten (zoals de Federale Overheidsdienst Financiën of belastingdiensten).

4) Simont Braun kan uw persoonsgegevens verwerken voor haar eigen intern beheer:

 

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Kennisbeheer (adviezen, modellen van akten en contracten, onderzoek, enz.)  

Identificatiegegevens, administratieve gegevens en andere relevante gegevens

 

 

 

 

Artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Simont Braun of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van de persoonsgegevens nopen, met name wanneer de betrokkene een kind is.

 

Daartoe worden de gegevens bewaard zolang het document juridisch relevant blijft.

Bovenvermelde gegevens zullen enkel worden meegedeeld aan advocaten binnen Simont Braun.

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Reageren op aanbestedingen, pitches  

Identificatiegegevens

 

Artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Simont Braun of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van de persoonsgegevens nopen, met name wanneer de betrokkene een kind is

Daartoe worden de gegevens bewaard zolang het document juridisch relevant blijft.

Bovengenoemde gegevens zullen alleen worden meegedeeld aan aanbestedende overheden en prospectors, die zich buiten de EER kunnen bevinden indien het verzoek van buiten de EER komt.

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Beheer van rankinglijsten  

Identificatiegegevens

 

Artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Simont Braun of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van de persoonsgegevens nopen, met name wanneer de betrokkene een kind is

Daartoe worden de gegevens zo lang bewaard als in het kader van de verkregen ranking noodzakelijk is.

Bovengenoemde gegevens zullen alleen worden meegedeeld aan de beheerders van rankinglijsten.

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Bijhouden van een contactlijst voor toekomstig individueel contact  

Identificatiegegevens

 

Artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Simont Braun of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van de persoonsgegevens nopen, met name wanneer de betrokkene een kind is

Daartoe kunnen de gegevens worden bewaard en verwerkt tot 5 jaar na het einde van onze contractuele relatie of, in voorkomend geval, zolang het geschil loopt.

Bovenvermelde gegevens zullen niet worden meegedeeld aan iemand buiten Simont Braun.

2. U heeft gesolliciteerd voor een job/functie bij Simont Braun

Als u een kandidaat bent voor een baan bij of voor een samenwerking met Simont Braun, verzamelen en verwerken wij aanwervingsinformatie die u aan ons heeft verstrekt in uw cv, sollicitatiebrief of tijdens uw sollicitatiegesprek. In voorkomend geval kunnen wij ook informatie verzamelen en verwerken die wij vinden op publiek beschikbare bronnen zoals het internet.

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Beoordeling van uw geschiktheid voor een vacature waarvoor u heeft gesolliciteerd

 

 

 

 

Het opslaan van uw gegevens voor het geval u niet wordt geselecteerd, indien wij menen dat wij in de toekomst contact met u kunnen opnemen, mits u daarmee instemt

Identificatiegegevens en gegevens omtrent de sollicitatie Artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst

 

Artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG: de kandidaat heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden

Simont Braun bewaart uw persoonsgegevens tot 2 jaar na het laatste contact dat wij met u hebben gehad, tenzij u ermee instemt dat wij deze langer bewaren om in de toekomst contact met u op te nemen (bijv. met betrekking tot nieuwe opportuniteiten). U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken of bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. In dat geval zullen wij niet in staat zijn om contact met u op te nemen in verband met nieuwe opportuniteiten binnen ons kantoor.

Uw gegevens zullen enkel worden meegedeeld binnen Simont Braun, aan advocaten en medewerkers die belast zijn met de aanwerving van de positie waarvoor u solliciteerde.

3. U bezoekt onze Website

Wanneer u onze Website bezoekt, kunnen wij automatisch bepaalde informatie verzamelen over uw gebruik van onze Website, met behulp van bepaalde technologieën die worden beschreven in ons Cookiebeleid, beschikbaar hier.

Wanneer u onze Website bezoekt, kunt u besluiten om per e-mail, per fax of per telefoon contact met ons op te nemen. Als u dat doet, kunnen wij de informatie die u ons verstrekt verzamelen en verwerken.

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Reageren op uw verzoek Identificatiegegevens en andere relevante gegevens Artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst

 

Simont Braun bewaart uw persoonsgegevens tot maximaal 1 jaar nadat u contact met ons heeft opgenomen of voor een langere periode zoals elders in dit beleid is aangegeven in het geval wij vervolgens een contractuele relatie met u aangaan.

Wij zullen uw gegevens aan niemand doorgeven, behalve aan onze IT-dienstverleners.

4. U bent een (potentiële) leverancier van Simont Braun of werkt voor een leverancier

Indien u een (potentiële) leverancier van Simont Braun bent, of indien u voor één van hen werkt, kunnen wij bepaalde informatie over u verzamelen.

Wij verwerken informatie die u ons verstrekt bij prospectie of die wij vinden via openbare bronnen bij het zoeken naar nieuwe leveranciers.

Wij kunnen ook informatie verzamelen en verwerken over werknemers of vertegenwoordigers van uw bedrijf die u aan ons meedeelt. Indien dit het geval is, dient u de betrokken persoon of personen eerst een kopie van dit Beleid te bezorgen.

1) Simont Braun kan uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken met het oog op het beheer van de prospectie van potentiële leveranciers:

 

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Beheer van de prospectie van potentiële nieuwe leveranciers Identificatiegegevens, administratieve gegevens en gegevens omtrent de aanvraag Artikel 6, lid 1, onder f) AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Simont Braun of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van de persoonsgegevens nopen, met name wanneer de betrokkene een kind is

Simont Braun bewaart uw gegevens tot 5 jaar na het laatste contact.

De gegevens zullen uitsluitend intern binnen Simont Braun gebruikt worden. Wij zullen uw gegevens aan niemand doorgeven, behalve aan onze IT-dienstverleners of in geval van reorganisatie (fusie/splitsing/overname) van het advocatenkantoor.

2) Simont Braun kan uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken met het oog op het beheer van haar bestaande leveranciers:

 

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Beheer van leveranciers (IT-infrastructuur, software, boekhouding, banken, verzekeringen, revisoren, sociaal secretariaat, aanwervingsdiensten, enz.) Identificatiegegevens en administratieve gegevens Artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst

Simont Braun bewaart uw gegevens tot 5 jaar na het einde van de contractuele relatie.

De gegevens zullen uitsluitend intern binnen Simont Braun gebruikt worden. Wij zullen uw gegevens aan niemand doorgeven, behalve aan onze IT-dienstverleners of andere leveranciers indien nodig (zoals banken, verzekeraars, revisoren, boekhouders) of in geval van reorganisatie (fusie/splitsing/overname) van het advocatenkantoor.

3) Simont Braun kan uw persoonsgegevens gebruiken om te voldoen aan haar wettelijke of reglementaire verplichtingen en om te reageren op elk verzoek van een bevoegde autoriteit:

 

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Voldoen aan boekhoudkundige verplichtingen  

 

 

Identificatiegegevens, administratieve gegevens en andere relevante gegevens

 

 

 

 

Artikel 6, lid 1, onder c), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Simont Braun is onderworpen

 

Artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst

Daartoe worden de gegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk voor een goed beheer van Simont Braun.

Bovengenoemde gegevens zullen alleen worden meegedeeld aan bedrijfsrevisoren, accountants, onderaannemers en overheidsdiensten (zoals het ministerie van Financiën of belastingdiensten).

4) Simont Braun kan uw persoonsgegevens verwerken voor haar eigen intern beheer:

 

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrond
Bijhouden van een contactlijst voor toekomstig individueel contact Identificatiegegevens

 

Artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Simont Braun of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van de persoonsgegevens nopen, met name wanneer de betrokkene een kind is

Daartoe worden de gegevens bewaard zolang u zich daar niet tegen verzet.

Bovenvermelde gegevens zullen niet worden meegedeeld aan iemand buiten Simont Braun.

5. U heeft uw persoonlijke gegevens aan Simont Braun verstrekt

Indien u uw persoonsgegevens vrijwillig aan Simont Braun verstrekt, bijvoorbeeld door uw visitekaartje af te geven of e-mails te zenden inzake reclame voor uw diensten aan een van de advocaten of medewerkers die binnen Simont Braun werkzaam zijn, of op enige andere wijze of om enige andere reden, kan Simont Braun de gegevens die u daarbij verstrekt, verzamelen.

 

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrondslag
Het bijhouden van een contactlijst, het opnemen van contact met u, het verstrekken van juridisch nieuws of informatie over evenementen in verband met onze diensten en uw (potentiële) interessegebied (per e-mail of via enig ander communicatiemiddel), om uw bedrijf te promoten, of voor enig ander relevant doel Gegevens die op vrijwillige basis zijn verstrekt Artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG: de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden

 

Artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Simont Braun of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van de persoonsgegevens nopen, met name wanneer de betrokkene een kind is

Voor deze doeleinden kunnen uw persoonsgegevens worden bewaard gedurende een periode van 5 jaar na het laatste contact.

Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken en gebruiken voor de doeleinden waarvoor u ons uw gegevens heeft verstrekt en deze gegevens louter en slechts voor zover noodzakelijk voor deze doeleinden communiceren.

Uw gegevens kunnen worden doorgegeven aan cliënten die van uw diensten gebruik willen maken.

6. Simont Braun heeft persoonlijke gegevens over u ontvangen van een derde partij

In voorkomend geval, en indien dit nodig is voor het goede verloop van een dossier, kan Simont Braun van derden persoonsgegevens ontvangen betreffende de tegenpartijen van onze cliënt, de medecontractanten van onze cliënt, advocaten, octrooi- of merkengemachtigden, magistraten, griffiers, arbiters, bemiddelaars, deskundigen, vertalers, gerechtsdeurwaarders, notarissen en andere personen die bij de zaak van de cliënt betrokken zijn.

1) Simont Braun kan uw persoonsgegevens verwerken met het oog op een goed beheer van het dossier:

 

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrondslag
Het opstellen van (juridische of contractuele) documenten; het verstrekken van passend juridisch advies aan cliënten; het bijstaan van cliënten in de loop van juridische of administratieve procedures; en alle andere taken die onze cliënten ons opdragen te verrichten Identificatiegegevens en andere relevante gegevens

 

Artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Simont Braun of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van de persoonsgegevens nopen, met name wanneer de betrokkene een kind is
Bijzondere gegevens Artikel 9, lid 2, onder f), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of wanneer gerechten handelen in het kader van hun rechtsbevoegdheid
Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten Artikel 6, lid 1, onder f), en Artikel 10 van de AVG: de verwerking geschiedt uitsluitend onder toezicht van een overheidsinstantie of de verwerking is toegestaan uit hoofde van wetgeving van de Unie of van een lidstaat die passende waarborgen biedt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen

Voor deze doeleinden kunnen de gegevens worden bewaard voor de duur van het dossier/de zaak en tot 5 jaar na het einde ervan.

De hierboven vermelde gegevens kunnen, indien nodig, worden doorgegeven aan derden buiten Simont Braun, zoals de tegenpartijen van onze cliënt, de medecontractanten van onze cliënt, advocaten, rechters, griffiers, arbiters, bemiddelaars, deskundigen, vertalers, gerechtsdeurwaarders, notarissen en andere personen die betrokken zijn bij het dossier van de cliënt, dienstverleners (IT, boekhouding, betalingen, secretariaat, archivering, verzekeringen, enz.), revisoren, overheidsinstanties en elke andere persoon waarmee wij contact kunnen opnemen in het kader van het beheer van het dossier van de cliënt.

2) Simont Braun mag de persoonsgegevens van de tegenpartijen van haar cliënt verwerken om te voldoen aan haar wettelijke of reglementaire verplichtingen:

 

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrondslag
Rapportage aan de Balie inzake de bedragen die aan het eind van het jaar op derderekeningen staan Andere relevante gegevens (d.w.z. het bedrag dat op onze derdenrekening staat) Artikel 6, lid 1, onder c), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Simont Braun is onderworpen

Daartoe worden de gegevens niet langer bewaard dan nodig is om aan de betrokken verplichting te voldoen.

Bovenvermelde gegevens zullen enkel worden meegedeeld aan de Balies in België.

3) Simont Braun kan uw persoonsgegevens verwerken voor haar eigen intern beheer:

 

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrondslag
Kennisbeheer (adviezen, modellen van akten en contracten, onderzoek, enz.) Identificatiegegevens, administratieve gegevens en andere relevante gegevens

 

 

 

 

 

 

Artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Simont Braun of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van de persoonsgegevens nopen, met name wanneer de betrokkene een kind is.

Daartoe worden de gegevens bewaard zolang het document juridisch relevant blijft.

Bovenvermelde gegevens zullen enkel worden meegedeeld aan advocaten binnen Simont Braun.

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrondslag
Het bijhouden van een contactlijst voor toekomstig individueel contact Identificatiegegevens

 

Artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Simont Braun of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van de persoonsgegevens nopen, met name wanneer de betrokkene een kind is

Daartoe worden de gegevens bewaard zolang u zich daar niet tegen verzet.

Bovenvermelde gegevens zullen niet worden meegedeeld aan iemand buiten Simont Braun.

4) Indien wij een gevestigde zakenrelatie hebben met u of uw organisatie, kunnen wij uw persoonsgegevens ook voor commerciële doeleinden verwerken:

 

Doel van de verwerking Categorie van gegevens Rechtsgrondslag
Het verschaffen van juridisch nieuws of informatie over evenementen in verband met onze diensten en uw (potentiële) interessegebied (per e-mail of via een ander communicatiemiddel) Identificatiegegevens Artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Simont Braun of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van de persoonsgegevens nopen, met name wanneer de betrokkene een kind is

Dit gebruik is gebaseerd op ons belang om de zichtbaarheid van ons kantoor te verzekeren en onze activiteiten uit te breiden. Wij houden rekening met uw belangen door u enkel inhoud toe te sturen die voor u interessant kan zijn (gezien uw bedrijfsactiviteit en/of functie), door u de mogelijkheid te bieden om u op elk moment eenvoudig uit te schrijven voor/bezwaar te maken tegen dergelijke communicatie en door alle andere wetten en reglementen na te leven die van toepassing zijn op de verzending van dergelijke communicatie.

Voor deze doeleinden kunnen uw persoonsgegevens bewaard en verwerkt worden zolang u zich niet uitschrijft van/geen bezwaar maakt tegen de e-mails of andere mededelingen die wij u toesturen.

Uw gegevens zullen nooit worden doorgegeven aan commerciële partners voor doeleinden van marketingcommunicatie of aan iemand anders.

II. Informatie over de bovenvermelde gegevens

Bovengenoemde gegevens kunnen ook door Simont Braun worden gebruikt met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen of voor het algemeen beheer van Simont Braun, met name op grond van artikel 9, lid 2, onder f), van de AVG (“voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of wanneer gerechten handelen in het kader van hun rechtsbevoegdheid”) of voor het bijhouden van archieven op grond van artikel 6, 1), f), van de AVG (“verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de voor de verwerking verantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene die de bescherming van persoonsgegevens vereisen, met name wanneer de betrokkene een kind is“).

Wanneer uw gegevens worden verwerkt op basis van uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 6, lid 1, onder a), of artikel 9, lid 2, onder a), van de AVG), kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. Een dergelijke intrekking zal echter geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking.

Wanneer uw gegevens worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG), kunt u zich verzetten tegen een dergelijke verwerking binnen de grenzen van artikel 21 van de AVG.

III. Aan wie geven wij uw gegevens door?

Binnen Simont Braun is de toegang tot uw persoonsgegevens beperkt tot personeel en advocaten, op een “need-to-know” basis of zoals wettelijk vereist.

Voor de hierboven opgesomde doeleinden, of zoals wettelijk vereist, kan Simont Braun uw persoonsgegevens doorgeven aan ontvangers binnen en/of buiten de Europese Economische Ruimte (bijv. Verenigde Staten, Verenigd Koninkrijk, enz.), zoals:

  • advocaten/raadslieden, al naar gelang het geval, en indien nodig voor het goede verloop van uw dossier/zaak;
  • externe dienstverleners (IT-infrastructuur, software, accountants, banken, verzekeringsmaatschappijen, bedrijfsrevisoren, sociaal secretariaat, aanwervingsdiensten, enz.)

Simont Braun zal uw persoonsgegevens nooit overdragen aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij deze derde landen het voorwerp zijn geweest van een adequaatheidsbeslissing van de Europese Commissie, zoals bedoeld in artikel 45 van de AVG. Wanneer Simont Braun zich niet kan beroepen op een dergelijke adequaatheidsbeslissing, zal het uw persoonsgegevens doorgeven (i) enkel indien er passende waarborgen zijn aangenomen overeenkomstig artikel 46 van de AVG (bijv. door de Europese Commissie aangenomen standaardcontractbepalingen); of (ii) indien de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van uw contract met ons of voor de implementatie van precontractuele stappen die op uw verzoek zijn genomen.

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens aan een derde wordt gedelegeerd, zorgt Simont Braun ervoor dat de betrokken derde passende technische en organisatorische maatregelen neemt om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens verwerkt met inachtneming van de wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming en uitsluitend volgens onze instructies.

Simont Braun kan uw persoonsgegevens ook meedelen wanneer dat nodig is om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving of om haar legitieme belangen te beschermen.

Uw persoonsgegevens kunnen ook buiten Simont Braun worden doorgegeven in overeenstemming met de AVG en vertrouwelijkheidsregels in geval van reorganisatie (fusie/splitsing/overname) van het advocatenkantoor of in geval van verandering van advocaat of op uw verzoek als cliënt van Simont Braun.

Afgezien van deze situaties en de situaties die voor elk type verwerking worden opgesomd, delen wij geen persoonsgegevens met derden. In het bijzonder zullen wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan commerciële partners voor hun marketingdoeleinden.

IV. Hoelang verwerken wij uw persoonsgegevens?

Simont Braun zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, zoals hierboven gespecificeerd voor elke categorie van verwerking, tenzij een van de andere hierboven vermelde doeleinden een langere verwerking van sommige specifieke gegevens noodzakelijk maakt. De verschillende bewaartermijnen voor elke categorie van persoonsgegevens zijn gedetailleerd beschreven in sectie I hierboven.

V. Hoe waarborgen wij de veiligheid van uw persoonsgegevens?

Simont Braun zorgt voor de beveiliging van uw persoonsgegevens door passende technische en organisatorische maatregelen te treffen, zoals firewalls, antivirussoftware, een beveiligd intern netwerk en IT-infrastructuur, beperkte interne toegang tot bepaalde bestanden, documenten en ruimtes, door interne opleidingen te organiseren en door alles in het werk te stellen om ervoor te zorgen dat alle personeelsleden, advocaten of derden die toegang hebben tot uw persoonsgegevens de beveiligingsmaatregelen en -beginselen naleven die door Simont Braun of door de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming zijn opgelegd.

VI. Wat zijn uw rechten als betrokkene?

Binnen de grenzen van de artikelen 15 tot en met 22 van de AVG en van andere toepasselijke wet- en regelgeving, hebben betrokkenen de volgende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens die door ons worden verwerkt:

  • het recht op toegang tot hun persoonsgegevens: de betrokkenen kunnen ons te allen tijde verzoeken om toegang tot de gegevens die wij over hen hebben opgeslagen;
  • het recht om hun persoonsgegevens te laten rectificeren: de betrokkenen kunnen ons verzoeken onnauwkeurige gegevens te rectificeren of onvolledige gegevens aan te vullen, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken;
  • het recht om hun persoonsgegevens te laten wissen: betrokkenen kunnen ons verzoeken om persoonsgegevens waarvoor niet langer gronden voor verwerking bestaan, te wissen;
  • het recht om de verwerking van hun persoonsgegevens te laten beperken: de betrokkenen kunnen ons vragen hun persoonsgegevens te “bevriezen” om de verwerking ervan in de toekomst te beperken;
  • het recht om zich te verzetten: de betrokkene kan ons verzoeken de verwerking van zijn persoonsgegevens stop te zetten of te voorkomen op grond van redenen die verband houden met zijn specifieke situatie;
  • het recht om bezwaar te maken tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming: betrokkenen hebben het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hen rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hen in soortgelijke aanmerkelijke mate treft;
  • het recht op gegevensoverdraagbaarheid: betrokkenen hebben het recht om de persoonsgegevens die wij verwerken op een gebruiksvriendelijke en veilige manier van de ene IT-omgeving naar de andere over te dragen.

Betrokkenen kunnen deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen per gewone post of via e-mail via de onderstaande contactgegevens:

Vragen, opmerkingen en klachten in verband met dit Beleid kunnen naar hetzelfde adres worden gezonden.

Indien u niet tevreden bent met onze behandeling van uw verzoek, heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be):

  • via het onlineformulier:

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger);

 

VII. Wijzigingen aan dit Beleid

Wij behouden ons het recht voor om van tijd tot tijd wijzigingen aan dit Beleid aan te brengen. Deze wijzigingen zullen onder uw aandacht worden gebracht via de Website en/of op een andere passende wijze, rekening houdend met de aard van de wijziging, en zullen 10 dagen na een dergelijke publicatie van kracht worden, tenzij anders aangegeven.

De meest recente versie van dit Beleid zal op onze Website verschijnen.